Wir haben einen neuen Meilenstein in der Entwicklung von synaptos bzw. smartTherapy gesetzt:
Mit dem 1.1.2023 haben wir ganz offiziell die Version 3.0 unserer Praxissoftware veröffentlicht!
Was bedeutet das für unsere Kund:innen und was hat sich dadurch verändert?
Mit diesem Update wurden ein paar größere Veränderungen im Bereich der Abrechnung vorgenommen und deshalb wollen wir euch bestmöglich & anschaulich zeigen, was wir geändert haben. Wir gehen den Weg mit euch – wie immer!
Warum die Änderungen bei der Abrechnung?
Durch das neue Abrechnungscockpit wird die Nachvollziehbarkeit in synaptos bzw. smartTherapy deutlich erhöht. Honorarnoten bzw. Rechnungen können nun nicht mehr ohne bereits zugeordnete Leistung erstellt werden. Beim Erstellen der Honorarnote ist das Hinzufügen der Leistung also nicht mehr möglich. Dies bedeutet, die Leistung muss vorher in einem Behandlungstermin erbracht bzw. zugeordnet worden sein.
Dieser Schritt bedeutet mehr Transparenz, mehr Praktikabilität und mehr Verknüpfungen! Nun ist immer klar, wofür eine Rechnung erstellt wurde und ob therapeutische Leistungen vollständig und korrekt verrechnet wurden. Weitere Vorteile für euch sind, dass die Abrechnung schneller erfolgt – ihr spart also Zeit – und ihr mehr Überblick über eure Finanzen habt!
HINWEIS: Die Änderungen wurden mit dem Release von Version 3.0 freigeschalten bzw. wirksam und gelten nicht rückwirkend. Das heißt, für alle ab diesem Zeitpunkt erstellten Belege und Rechnungen ist die neue, verknüpfte Abrechnung möglich. Daten, die vor dem 1.1.2023 und vor Version 3.0. angelegt wurden, können wir nicht auf die neue Art und Weise verknüpfen. Dies wird jedoch eindeutig und nachvollziehbar in der Finanzübersicht dargestellt. Es kann klar unterschieden werden, welche Daten “alt” sind, also vor der Systemumstellung entstanden sind, und daher nicht mit allen Details angezeigt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Vorher-Nachher-Vergleich
Das neue Abrechnungscockpit: Hier findet ihr jetzt offene/nicht verrechnete Leistungen
Im neuen Abrechnungscockpit, das ihr links unter dem Menüpunkt “Finanzen” findet, seht ihr seit 1.1.2023 alle noch offenen Leistungen/Behandlungen, das heißt, alles was ihr noch abrechnen müsst, in übersichtlicher Form pro Patient und pro Behandlungsserie zusammengefasst.
Somit habt ihr die komplette Abrechnung immer im Blick und wisst genau, welche Leistungen noch abzurechnen sind. Ihr müsst keine Angst mehr haben, dass ihr eine Leistung zu verrechnen vergessen habt.
Es muss nun außerdem nicht mehr ausschließlich über die Behandlungsansicht abgerechnet werden, sondern die Abrechnung ist direkt über das neue Abrechnungscockpit möglich!
Für Gruppen relevant: Das neue Abrechnungscockpit bietet jetzt eine vielfach gewünschte Lösung an. Die Assistenz erhält das Recht für das Abrechnungscockpit und kann dort nun die komplette Abrechnung durchführen – sie muss also nicht mehr in die Behandlungsdetails der Patient:innen einsteigen. Der Gruppenadmin kann in den Gruppeneinstellungen das Recht für das Abrechnungscockpit an alle jene vergeben, die es haben sollen!
Version 3.0 – Das Abrechnungscockpit
Vorher
Vorher
Version 3.0
Version 3.0
Menüband neu mit Produktverkauf (Sorglos Paket und Zusatzmodul Produktverkauf)
Die beiden Felder „Honorarnote“ (AT) bzw. „Rechnung“ (DE) und „Registrierkasse“ (AT) bzw. „Barbeleg“ (DE) sind jetzt im linken Menüband vorerst nicht mehr vorhanden, sondern sind zu dem neuen Menüpunkt „Produktverkauf“ verschmolzen.
Warum?
Diese Felder haben es bisher möglich gemacht, Rechnungen und Barzahlungen ohne Verknüpfung, also unabhängig von einer bestimmten Leistung, auszustellen. Wenn auf diesem Weg abgerechnet wurde und nicht aus der Behandlung heraus, kam es des Öfteren im Praxisalltag zu Unsicherheiten. Die einzelnen Rechnungen und Barbelege waren nicht mit einer Behandlung verknüpft, wodurch nicht deutlich wurde, was bereits abgerechnet wurde und was nicht.
Der neue Menüpunkt „Produktverkauf“ ermöglicht es nun das zu tun, wofür er gedacht ist: Waren und andere nicht-therapeutische Leistungen abzurechnen.
Dort können mit der neuen Version nur mehr Produkte, also nicht-therapeutische Leistungen, direkt abgerechnet werden. Im Inneren des Menüpunktes „Produktverkauf“ kann dann die Zahlungsweise ausgewählt werden: Barzahlung (Bargeld in DE, in AT Bargeld, Bankomat/EC-Karte, Kreditkarte) oder Überweisung mit Honorarnote.
HINWEIS: Dies betrifft all jene, die ein Sorglos Paket haben oder das Zusatzmodul Produktverkauf dazu gebucht haben. Für synaptos Kund:innen mit Einsteiger oder Gründer Paket ändert sich in diesem Fall nichts, da diese Felder ohnehin nicht vorhanden sind.
Vorher
Version 3.0
Wenn ihr davor sehr stark auf diese Funktionen der unabhängigen Rechnungserstellung gesetzt habt, empfehlen wir euch, die Abrechnung NEU auszuprobieren, da damit mehr Transparenz & Nachvollziehbarkeit gegeben ist.
Muss ich noch etwas abrechnen? „Abrechnung“ aus der Behandlungsdokumentation
In der Behandlungsansicht bzw. Behandlungsdokumentation gab es bislang die Funktion, dass mit einem grünen Feld rechts unter “Weitere Aktionen” der noch abzurechnende Betrag in Zahlen angezeigt wurde. Diese Ansicht hat oftmals zu Verunsicherung geführt. An dieser Stelle wird der Betrag nun nicht mehr angezeigt, es gibt dort jetzt nur noch einen gelben Punkt. Dieser zeigt an, wenn etwas abzurechnen ist. Wenn keine Abrechnung durchzuführen ist, seht ihr dort ab sofort einfach kein grünes Feld und keine Zahl mehr.
Vorher
Version 3.0
Wo ist die Spalte „Unverrechnete Leistungen“ in der allgemeinen Behandlungsansicht hin?
Mit Version 3.0 gibt es auch in der allgemeinen Behandlungsansicht die Spalte „Unverrechnete Leistungen“ nicht mehr. Dafür gibt es nun das Abrechnungscockpit, wo ganz übersichtlich alle noch zu verrechnenden Leistungen aufgelistet sind (mehr Infos siehe weiter unten).
Warum?
Damit trennen wir den Schritt der Behandlung jetzt stärker von den Finanzen und der Abrechnung – wie es sein sollte. Ihr seht hier nur mehr behandlungsrelevante Informationen.
Vorher
Version 3.0
Wo finde ich die Finanzdetails einzelner Patient:innen? Reiter „Finanzen“ in der Behandlungsansicht
Im Reiter “Finanzen” in der Behandlungsansicht jedes Patienten/jeder Patientin seht ihr seit 1.1.2023 eine neue, übersichtliche Auflistung aller finanziellen Themen gefiltert nach Behandlungsserie, die zur entsprechenden Person vorliegen.
Nun ist eindeutig nachvollziehbar, welche Rechnung bzw. Honorarnote mit welchem Barbeleg ausgeglichen wurde, welche Leistungen auf welcher Rechnung verrechnet wurden und welche Leistungen/Behandlungen noch zu verrechnen sind. Auch etwaige Guthaben der Patient:innen in Form von Vorauszahlungen bzw. Gutscheinen sind dort übersichtlich aufgelistet.
Warum?
Die Abrechnung und Finanzen pro Patient:in und Serie sind detaillierter, übersichtlicher, transparenter, nachvollziehbarer & kompakter an einem Ort zusammengefasst.
Version 3.0
Vorher
Wie funktionieren nun Vorauszahlungen?
Wenn die Patient:innen und Kund:innen eine Vorauszahlung in bar für mehrere Termine innerhalb einer Behandlungsserie geleistet haben, war es bis zur Version 3.0 nicht ideal gelöst, wie diese bei Erstellung der nächsten Honorarnote herangezogen werden kann. Hier haben wir nun eine elegantere Lösung für euch gefunden:
- Es wird eine Vorauszahlung in bar geleistet.
- Es kommt zur Durchführung eines Behandlungstermins mit dieser konkreten, bereits vorausgezahlten Leistung.
- synaptos bzw. smartTherapy setzt diese Leistung automatisch auf verrechnet –> dies seht ihr in dem auftauchenden Pop-Up.
Für den Fall, dass diese Vorauszahlung aus irgendeinem Grund für eine andere Leistung bestimmt ist, könnt ihr hier natürlich auch das Häkchen bei „Vorauszahlung anwenden“ entfernen. Dies ist jedoch nur so lange möglich, bis ihr eine endgültige Sammelrechnung erstellt!
Warum?
Vorauszahlungen in bar für eine konkrete Leistung, die ihr bereits erhalten habt, sollten immer aufgebraucht werden, damit alles auch seine buchhalterische Richtigkeit hat. Aus diesem Grund haben wir uns für diese logisch nachvollziehbare Lösung entschieden, bei der eine Vorauszahlung in bar für eine ganz konkrete Leistung schließlich auch bei der Dokumentation dieser Leistung sofort herangezogen wird, um eine Verknüpfung zu erstellen.
Diese Kopplung sorgt für mehr Transparenz in euren Finanzen!
Zusammenfassung
Neu mit Version 3.0:
- Abrechnungscockpit: Abrechnungscockpit unter „Finanzen“ im schwarzen Menüband links: –> alle noch offenen Leistungen/Behandlungen, die noch abgerechnet werden müssen, in übersichtlicher Form pro Patient und pro Behandlungsserie zusammengefasst
- Honorarnote bzw. Rechnung und Registrierkasse bzw. Barbeleg links im Menüband unabhängig von Leistung nicht mehr verfügbar –> zu Produktverkauf verschmolzen (nur mehr Produkte abrechenbar)
- Behandlungsansicht: Bei „Abrechnung“ keine Zahl mehr in grün hinterlegt, wenn noch offene Leistungen vorhanden; jetzt gelber Punkt, wenn etwas zu verrechnen ist; keine noch zu verrechnenden Leistungen = keine Markierung mehr
- Behandlungsansicht – Spalte „Unverrechnete Leistungen“ nicht mehr vorhanden –> striktere Trennung von Behandlung und Finanzen; dafür jetzt Abrechnungscockpit
- Reiter „Finanzen“ in der Behandlungsansicht eines Patienten/einer Patientin: ab Version 3.0 neben Infos zu Serie, Belegnummer, Belegart, Belegbetrag und Status auch genaue Angaben dazu, welche Leistung bzw. Behandlung mit welchem Beleg bzw. mit welcher Rechnung (= Honorarnote) abgerechnet wurde und verknüpft ist sowie zu etwaigen Vorauszahlungen und Gutscheinen
- Vorauszahlungen: Neues Pop-Up (Fenster) öffnet sich bei vorhandenen Vorauszahlungen automatisch und bietet die Vorauszahlung an, um eine ganz konkrete offene Leistung als verrechnet zu markieren; soll die abzurechnende Leistung nicht mit der Vorauszahlung beglichen werden, kann dies im Pop-Up ausgewählt werden
Support
Wir sind davon überzeugt, dass die Abrechnung NEU inklusive dem neuen ABRECHNUNGSCOCKPIT euch viel Erleichterung im Praxisalltag bringen wird und ihr damit eure Abrechnung ganz konkret nachvollziehen könnt!
Falls bei euch Fragen oder Themen bezüglich der Abrechnung NEU aufkommen sollten, meldet euch wie immer gerne im Support. Wir stehen euch zur Verfügung und helfen euch natürlich bei dieser Umstellung! Unser Hilfe-Center haben wir ebenfalls bereits an die neuen Gegebenheiten angepasst, somit findet ihr natürlich auch dort – wie immer – alle Informationen, Tipps & Tricks.
Support-Erreichbarkeit:
Montag bis Freitag
8-17 Uhr
E-Mail: support@synaptos.at
Telefon: +43 463 28 99 82
Oder: Kontaktiert unseren Support direkt aus smartTherapy heraus:
