Büroarbeit statt Heilmassage

Der letzte Kunde ist gerade gegangen, die Praxis ist sauber und aufgeräumt. Jetzt heißt es endlich entspannen und die freie Zeit so richtig genießen. Wenn da nicht dieses eigentlich wäre: Eigentlich müsste ich noch den Stapel an Büroarbeit erledigen. Eigentlich stehen dringende Dokumentationen an. Das Gedankenkarussell beginnt sich zu drehen und bohrende Fragen schießen überfallsartig hoch: Also doch wieder zurück an den Schreibtisch oder erst einmal, wie so oft, alles aufschieben? In unserer Umfrage für HeilmasseurInnen zur Praxisadministration spüren wir genau diesen Verwaltungsaufwand auf und fragen nach belastenden Störfaktoren im Praxisalltag. So können HeilmasseurInnen ihre Arbeit mit BerufskollegInnen vergleichen und eine persönliche Standortbestimmung vornehmen, um den eigenen „inneren Kompass“ zu stärken.

Die Ergebnisse der Umfrage im Detail

Die Resultate zeigen es deutlich: Vier bis neun Stunden pro Monat verbringen HeilmasseurInnen mit Verwaltungstätigkeiten. Dieser Mehraufwand entspricht einem Verdienstentgang von 200 bis 500 Euro. Verwaltungsaufgaben sind vor allem eines: richtige Zeitfresser. Darunter verstehen wir alle Tätigkeiten, die einen hohen Aufwand verursachen und keinen unmittelbaren Nutzen für die KlientInnen stiften.

Der Begriff Zeitfresser umfasst vier Hauptkategorien: (1) Terminorganisation, (2) Therapiedokumentation, (3) Erstellen von Honorarnoten, (4) Tätigkeiten für den Jahresabschluss. Werden diese Kategorien in Bezug zur Arbeitszeit gesetzt, wenden HeilmasseurInnen mit weniger als 40 Stunden Arbeitszeit vier Stunden für die Administration auf. Das heißt bei einer Arbeitszeit von 120 Stunden kommen ganze neun Stunden zusammen – Zeit, die einfach fehlt, um weitere KlientInnen zu behandeln. Außerdem kosten administrative Tätigkeiten natürlich auch Energie. Deshalb ermittelt unsere Umfrage solche Energiefresser, wobei beinahe die Hälfte der Befragten den Jahresabschluss als störende Tätigkeit empfinden, 17 % sogar als sehr störend.

Wie kann ich davon profitieren?

Aus Sicht der Organisationsberatung fällt auf: Je später die Erledigung von Verwaltungstätigkeiten erfolgt, desto störender fallen sie ins Gewicht. Laut unserem Umfrageergebnis ist es Zeit, störende Zeit- und Energiefresser zu reduzieren, um die eigene Effizienz zu steigern!

Eine Zeiteinsparung gelingt durch Optimieren administrativer Tätigkeiten, indem sie direkt in die Therapieeinheit integriert werden – so können auch KlientInnen einen persönlichen Nutzen ziehen. Energiefresser sind ein Spiegelbild der internen Organisation: Je besser sie funktioniert, umso leichter fällt die Arbeit. Für eine Eliminierung von Energiefressern ist es sinnvoll, jede Information nur einmal und zum Zeitpunkt des Auftretens zu erfassen.