Meine eigene Praxis

Mit der richtigen Praxisorganisation die Zufriedenheit der PatientInnen und MitarbeiterInnen steigern

 
Erfahrungen & Bewertungen zu synaptos

Stressfrei in der Praxis

Klappt alles in deiner Praxis oder kämpfst du noch mit kurzfristigen Terminabsagen, doppelten Raumbuchungen oder fehlenden Patienteninformationen?

Wir bei synaptos unterstützten TherapeutInnen dabei die Organisation und das Management der eigenen Praxis zu verbessern.
Die reibungslose Praxisorganisation ist wesentlicher Bestandteil für den Erfolg in der Selbständigkeit. Egal ob in der Einzelpraxis oder der Gruppenpraxis.
Effiziente Abläufe vermeiden Stress und Überstunden.
Als Praxisinhaber tröstet man sich damit, dass kurzfristige Terminabsagen, doppelte Raumbuchungen und zeitintensive Abrechnungen unvermeidbar sind.

Aber das geht auch anders.

Auf dieser Seite geben wir einen Überblick über die relevantesten Zeitfresser in der eigenen Praxis und wie man diese effizienter und zeitsparender gestalten soll um so mehr Zeit für die PatientInnen und die Arbeit als TherapeutIn zu haben.

Den Alltag in der eigenen Praxis effizienter und zeitsparender gestalten!

EIN PRAXISLEITFADEN VON SYNAPTOS

Zeitfresser identifizieren und beseitigen

  • Terminorganisation und Kalender
  • Behandlungsdokumentation
  • Abrechnung

  • Gruppen- und Gemeinschaftspraxis

  • Abläufe und Rollen im Praxisbetrieb
  • Planung und Kommunikation
  • Zentrale Dokumentation

  • Datensicherheit

    Gut organisiert - zeitsparende Unterlagen

    Zeitfresser erfolgreich beseitigen

    Der Praxisalltag ist meistens sehr turbulent. Letztendlich möchte man als Praxisinhaber keine chaotische Praxis führen und wünscht sich mehr Zeit für die PatientInnen.
    Die tägliche Arbeit sollte sich nicht zum Stolperstein in der Selbständigkeit als Therapeutin entwickeln. In jeder Praxis finden sich zahlreiche Möglichkeiten, um die Organisation zu verbessern und so die eigene Zufriedenheit und die der PatientInnen zu verbessern.

    Als Therapeutin möchte man vor allem eines – das Wohl der PatientInnen!

    Administrative Tätigkeiten wie Terminvereinbarungen, Dokumentation und Abrechnung werden oft nur neben und oberflächlich erledigt. Diese Arbeitsweise führt dazu, dass es in weiterer Folge zu unnötigen zeitlichen Aufwänden kommt.
    Langes Suchen von Unterlagen. Unzähliger Papierkram und unübersichtliche Terminkalender kosten Zeit, zu viel Zeit, die man lieber den PatientInnen und einer umfassenden Behandlung widmen will.

    Zeitfresser sind häufig ein Spiegelbild der internen Organisation.

    Je besser die Organisation funktioniert, umso leichter fällt die Arbeit. Daher sollte der Grundsatz gelten: Informationen sollten nur einmal und dann erfasst werden, wann sie anfallen.

    So schafft man es ein optimales Verhältnis von Zeitaufwand und Mehrwert zu erreichen!

    Klare Abläufe sparen Zeit

    Zeitfresser können nicht vollständig eliminiert werden, da jede Organisation ein Mindestmaß an Aufwand erfordert. Das Ziel ist es daher Zeit- und Energiefresser zu reduzieren, um die Patientenzufriedenheit und die eigene Effizienz zu steigern!

    Wie gelingt es Zeitfresser zu reduzieren und sich mehr Behandlungszeit zu schaffen?

  • organisatorische Abläufe optimieren
  • PatientInnen in Therapieeinheit integrieren
  • Behandlungserfolge sofort sichtbar machen
  • Willst du deine Praxis von Beginn an erfolgreich aufbauen?

    Mit der richtigen Organisation steht der erfolgreichen Selbständigkeit als TherapeutIn nichts im Weg. Ein erfahrener Begleiter kann hier Zeit und zukünftige Kosten sparen und hilft die eigene Praxis aus einem neuen Blickwinkel zu sehen.

    Terminorganisation und Kalender

    Wer hat noch keine Erfahrung mit kurzfristigen Terminabsagen gemacht? Eine Problematik die sich nicht ganz vermeiden lässt. Wenn sich Terminabsagen häufen, hat das oft bestimmte Gründe.
    Effizientes und einfaches Terminmanagement in der eigenen Praxis hängt auch von den richtigen Werkzeugen ab.
    Folgende Punkte sind dabei wichtig:

  • Rechtzeitige Terminerinnerungen für bessere Termintreue
  • Effizientes Terminmanagement um Terminlücken zu schließen
  • Keine Störung während Behandlung durch online Terminvereinbarungen


  • Ein Online Terminkalender ermöglicht es in der eigenen Praxis verfügbare Termine einfach ersichtlich zu machen. Fixierte Termine werden automatisch in den eigenen Kalender übernommen. Mit wenigen Klicks können automatisierte Terminerinnerungen versendet werden. Ein Vorteil für PatientInnen und TherapeutInnen gleichermaßen, da die Terminkoordination einfach und rasch umgesetzt wird.

    Das Ergebnis - keine kurzfristigen Terminabsagen mehr!

    Behandlungsdokumentation

    Als TherapeutIn weiß man, wie eng das Zeitkorsett für einen Behandlungstermin ist. Man möchte sich in den 30 bis 90 Minuten der Behandlung voll auf die PatientInnen fokussieren. Doch bekanntlich laufen diese Termine meistens nicht nach Plan. Daher ist es wesentlich sich einen Zeitpuffer zwischen den einzelnen Terminen einzuplanen, indem man sich in Ruhe auf den nächsten Behandlungstermin vorbereiten kann. Je effizienter die Dokumentationsabläufe vor – und nach der Behandlung gestaltet sind, desto mehr Pufferzeit bleibt zwischen den Terminen.

    Jeder Patient fühlt sich wohl, wenn er den Raum betritt und eine entspannte Therapeutin antrifft.


    Berge an Dokumentationsunterlagen, die sich am Schreibtisch stapeln stören nicht nur die eigenen Abläufe. Sie sind demotivierend für die Arbeit als TherapeutIn. Ein Stressfaktor der ungewollt auf die PatientInnen und deren Wohlbefinden übertragen wird.

    Wie kann ich PatientInnen einbeziehen und Vertrauen fördern?

  • Einsatz der VAS Schmerzskala
  • Einbindung interaktiver Bodychart
  • Darstellung der Erfolgskurve

  • Durch Interaktion mit PatientInnen wertvolle Informationen für die Behandlung sammeln und gleichzeitig einen lückenlose Dokumentationsprozess aufbauen.
    Mit einem durchdachten und effizienten Dokumentationsprozess vor, während und nach der Behandlung sind PatientIn und TherapeutIn entspannter. Der Einsatz interaktiver Tools wie der VAS Schmerzskala oder einer interaktiven Bodychart verkürzt die Behandlungsdokumentation.

    Abrechnung mit wenigen Klicks

    Die Abrechnung nach einer Behandlung ist das wesentliche Element für den wirtschaftlichen Erfolg als TherapeutIn. Denn ohne Abrechnung kein Einkommen.
    In der Praxis gestaltet sich die Abrechnung von Behandlungen oft mühsam. Umständliches sammeln von Informationen, wie Behandlungstermine, erbrachte Leistungen etc. kosten unnötig viel Zeit. Ein durchdachter Abrechnungsprozess spart Zeit und Nerven. Der optimale Prozess ist mit der restlichen Behandlungsdokumentation verknüpft.

  • Erstellung der Honorarnote mit wenigen Klicks
  • Direkte Weiterleitung an PatientInnen
  • Unkomplizierte Abrechnung mit Krankenkassen über ELDA
  • Vollständige Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben


  • Die laufende Dokumentation und lückenlose Abrechnung erleichtert auch den Gang zum Steuerberater im Rahmen des Jahresabschluss.

    Der gesamte Abrechnungsprozess wird so zum Kinderspiel!

    Gemeinsam für das Patientenwohl

    Eine Gruppenpraxis ist das Praxismodell der Zukunft.
    Interdisziplinarität und Flexibilität sind auch im Gesundheitswesen Aspekte, die in der Arbeit mit PatientInnen immer wichtiger werden.

    TherapeutInnen profitieren in einer Gruppenpraxis auf vielfache Weise:
  • gemeinsame Nutzung der Infrastruktur
  • regelmäßiger Austausch unter KollegInnen
  • Kompetenz aus anderen Fachbereichen vor Ort
  • Fixes Einkommen durch Angestelltenverhältnis

  • Neben diesen Vorteilen ist auch ein gemeinsamer Auftritt und Kommunikation nach außen hilfreich bei der Sichtbarkeit für neue PatientInnen.

    Was ist eine Gemeinschaftspraxis?

    UNTERSCHIEDE ZUR GRUPPENPRAXIS
  • Zusammenschluss selbständiger TherapeutInnen
  • Dokumentation und Abrechnung des Einzelnen
  • Datenverantwortung unterliegt Einzelnen

  • GEMEINSAMKEITEN MIT GRUPPENPRAXIS
  • Zentraler Gruppenkalender und gemeinsame Raumplanung
  • gemeinsame Nutzung der Infrastruktur
  • zentrale Organisation durch eine Assistentin
  • Mit den Vorteilen einer Gruppenpraxis kommen auch große Herausforderungen.


    Die richtige Praxisorganisation schafft Spielregeln für die Zusammenarbeit im Interesse aller. So schafft man mehr Freiräume und Zeit für die PatientInnen und deren Behandlung.
    Eine einheitliche Basis ist entscheidend für die erfolgreiche Zusammenarbeit in einer Gruppenpraxis.

    Egal ob in der Gemeinschafts- oder Gruppenpraxis.
    Jeder Selbständige oder Angestellte, egal ob TherapeutIn oder AssistentIn muss die Möglichkeit haben, anhand unterschiedlicher Berechtigungen seine Arbeiten effizient und übersichtlich zu erledigen. Mit smartTherapy können Berechtigungen einfach zugeordnet werden um den Ablauf in der Praxis bestmöglich zu gestalten.

    Herausforderungen in der Zusammenarbeit meistern

  • Abläufe und Rollen im Praxisbetrieb
  • Kommunikation und Planung
  • Dokumentation und Berechtigungen

  • Spielregeln für den Praxisalltag

  • Klare Strukturen schaffen
  • Rollen und Zuständigkeiten definieren
  • einheitlich Nutzung der passenden Werkzeuge

  • Klare Abläufe erhöhen die Patientenzufriedenheit und sind die Grundlage für eine fitte Organisation.

    Abläufe und Rollen im Praxisbetrieb

    Die Zusammensetzung des Praxisteam und deren Rollen – und Aufgabenverteilung sind entscheidend für den erfolgreichen Betrieb der Praxis. Die Führung der Angestellten mit klaren Strukturen und Abläufen unterstützen die interne Organisation und erleichtern die Zusammenarbeit im Praxisalltag. Die Organisation der Rollen und Abläufe ist nur möglich, wenn alle mit einheitlichen Werkzeugen arbeiten und wissen, wie sie diese nutzen können.

    Entscheidend ist, dass im Vorfeld definiert wird, wer welche Aufgaben übernimmt.

    Planung und Kommunikation

    Die Raumplanung in einer Gruppenpraxis ist komplex und fehleranfällig. Die Möglichkeit einer zentralen Planung, ohne dabei Daten an alle weiterzugeben ist ein wertvolles Asset für die interne Terminkoordination.
    Die zentrale Terminplanung oder der Upload mitgebrachter Dokumente können durch eine Assistenz erledigt werden. Das spart TherapeutInnen wichtige Zeit, die für die Behandlung der PatientInnen genutzt werden kann. Auch die Abrechnung kann zentral erfolgen und ist mit wenigen Klicks rasch erledigt.

    Nie mehr Doppelbuchungen im Therapieraum

    Flexibler Gruppenkalender

  • Termine optimal koordinieren
  • Störfaktoren während Therapie beseitigen
  • Unnötige Stehzeiten vermeiden

  • TherapeutInnen können sich ungestört der Therapie widmen ohne sich um die Raumplanung kümmern zu müssen.

    Dokumentation und Berechtigungen

    Ein zentraler Patientenstamm bietet den Komfort, dass alle TherapeutInnen mit aktuellen Kontaktdaten arbeiten. So ist es möglich, dass sich im Bedarfsfall mehrere TherapeutInnen um einen Patienten kümmern können.
    Lücken in der Dokumentation und fehlende Informationen werden dadurch vermieden und sichern das Wohl der PatientInnen auch im Falle eines Therapeutenwechsels.

    Eine gute Praxisorganisation schafft mehr Freude und Harmonie in der Praxis. Das Ergebnis sind zufriedenere PatientInnen, die sich therapeutisch und menschlich gut aufgehoben fühlen.

    Gut organisiert mit - Vorlagen zum Download

  • Vorlage AGB
  • Vorlage Therapievereinbarung

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    Selbständigkeit und Therapie - Spannendes zum Nachlesen

    Mehr dazu
     

    Datensicherheit

    Aktenberge, volle Schränke und viel Papier sind auch in der Zeit der Digitalisierung Teil des Therapeutenalltags. In der eigenen Praxis ein Horror für die Motivation, den Arbeitsfluss und die Datensicherheit. Gesundheitsdaten sind in der Hierarchie der sensiblen Daten ganz oben gereiht. Für Selbständige im Gesundheitswesen hat Datensicherheit in der eigenen Praxis oberste Priorität.
    Wie kann ich sicherstellen, dass die Daten der PatientInnen geschützt sind?

    Diese Frage sollte nicht nur nebenbei beantwortet werden und stellt viele selbständige TherapeutInnen vor bislang unbekannte Herausforderungen. Schließlich handelt es sich hierbei um besonders sensible Informationen, die TherapeutInnen von PatientInnen erhalten und aufbewahren. Beim Thema Datenschutz ist es besonders wichtig gesetzeskonforme und sichere IT gestützte Systeme in der eigenen Praxis zu integrieren. Sichere Cloudlösungen bieten hier die beste und sicherste Option.

    Welche Sicherheitslücken gibt es wenn ich Daten offline aufbewahre?

  • Gefahr von Brandschutz und Diebstahl
  • Papierverbrauch - Aufbewahrungspflicht (!)
  • Platzprobleme

  • Was ist mit der Datenaufbewahrung auf einem elektronischem Gerät?

  • Gefahr von Diebstahl
  • Sicherstellung von Zugriffsschutz
  • Gefahr von Geräteausfall und Datenverlust
  • Datenschutz ist Teil der Praxisorganisation

    Der Schutz der Patientendaten ist im gesamten Ablauf in der Praxis einzubinden.
    Um sicheren Datenschutz in der Praxis und gegenüber den PatientInnen zu gewährleisten ist die Einbindung der richtigen Softwarelösung ein wesentlicher Schritt. Datenschutz hat bei synaptos oberste Priorität.

    Mit einer gesetzeskonformen Lösung, sind TherapeutInnen bei uns auf der sicheren Seite.

     

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    Teste die Software für Therapeuten kostenlos ohne automatische Verlängerung!

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    Therapeuten vertrauen smartTherapy

    • Manuela-Madrian
      Mich hat das Konzept von synaptos überzeugt. Bislang habe ich meine Praxis mit Karteikarten und Papier organisiert. Aber die ständige Suche nach den Unterlagen trieb mich zur Verzweiflung. Jetzt bin ich Lead User bei synaptos und gestalte meine eigene Zukunft mit!
      Manuela Madrian-Jamnig
      PT
    • Michael-Einspieler
      Bei smartTherapy steht der Patient im Mittelpunkt. Gespräche, Anamnese und Diagnostik passieren parallel. Das ist eine riesige Erleichterung.
      Michael Einspieler
      Therapie am Land
    • Ingrid-Doboczky
      Seit ich synaptos verwende merke ich, dass die Technik nicht so kompliziert ist wie gedacht. Ich habe alles im Überblick und spare Zeit und Nerven. Ich habe endlich wieder Zeit für meine Patienten!
      Ingrid Doboczky
      Praxis am Sonnengrund
    • Anita-Meixl
      synaptos ist für mich DIE Lösung! Ich muss mir keine Gedanken mehr über Zettel machen, wann ich meine Rechnung schreibe oder wo meine Patienten-Aufzeichnungen liegen. Die OneClick-Rechnungslegung ist genial. Rechnungen schreiben war bisher nicht lustig, jetzt macht es Spaß!
    • Bettina-Maier
      synaptos hilft mir, den Überblick über meine Klienten zu behalten, wo immer ich diese gerade behandle – ob in der Praxis oder beim Hausbesuch. Alle wichtigen Informationen und Daten kommen an einem Ort zusammen. Ohne Papierkram, einfach und benutzerfreundlich.
      Bettina Maier
      ergotherapie macht mobil
    • Ein tolles, kompaktes Programm. Vieles geht jetzt einfacher und schneller.
      Klaudia Kuttnig
      Massage-Kuttnig
    • Astrid-Focke
      synaptos verbindet mit wenigen Mausklicks alle für PTs wichtigen Arbeitsschritte. Eine visuell großartige Befundaufnahme, Termineinträge auf allen heute gängigen Geräten, eine Registrierkasse mit Patientenzuweisung und Übersicht über die Zahlungen sind nur die Basisfunktionen. Weiter geht es mit automatischer Terminerinnerung oder der Möglichkeit der Ein- und Ausgabenkontrolle.
      Also: Weg vom Papierkram – hin zu synaptos! Es lohnt sich, versprochen!
    • Gudrun_Bergthaler
      synaptos bringt Übersicht, Klarheit und Leichtigkeit in meine Berufsorganisation. Der geräteunabhängige Zugang macht mich maximal flexibel. Trotz meiner anfänglichen Bedenken war der Einarbeitungsaufwand, Dank der superintuitiv angelegten Funktionen, sehr gering. Jetzt habe ich Zeit für die Dinge, die mir wirklich Spaß machen.
      Gudrun Bergthaler
      pro-move
    • synaptos ist für mich ein perfektes Programm für Therapeuten, die an verschiedenen Orten arbeiten. Es funktioniert mit WLAN ohne weitere Hilfsmittel in jeder Praxis oder mobil. Außerdem ist die 3D-Dokumentation der Körperkarte einfach genial. Damit lassen sich die erhobenen Befunde perfekt graphisch darstellen, besonders für den Patienten.
      Wolfgang Mayer
      PT
    • Sarah-arbeiter
      Die Software ist unkompliziert in der Anwendung. Egal, ob am Handy, am Tablet oder am Stand-PC. Ich muss mich nicht um Installationen oder Updates kümmern, und kann überall zu jeder Zeit mit WLAN online einsteigen. Auch unsere Daten sind sicher verwahrt am Server in Österreich. Das gibt mir ein gutes Gefühl.
      Sarah Arbeiter
      Lebe Deinen Rythmus
    • Stefanie-Broschwitz
      synaptos bedeutet für mich mehr Leichtigkeit im Arbeitsalltag! Administration, Papierkram erledigen, Rechnungen stellen sind Teil der Selbstständigkeit, ohne Frage. Aber man kann das Ganze auch ein wenig klüger angehen. synaptos unterstützt mich dabei optimal.
      Stefanie Broschwitz
      Lebe Deinen Rythmus