interkulturelles Arbeiten in der Physiotherapie
Interkulturelles Arbeiten in der Physiotherapie
5. Dezember 2017
Datenschutz-Grundverordnung
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26. Dezember 2017

Jahresabschluss, Dokumentation, Buchhaltung

Mag. Ingo Gruss ist Steuerberater und Geschäftsführer der Treuhandunion Klagenfurt. Unter seinen KlientInnen sind auch viele PhysiotherapeutInnen. Seine Frau ist ebenfalls Physiotherapeutin. Deshalb weiß er sehr genau wo der Schuh drückt und wie belastend das Steuerthema sein kann, ohne die entsprechenden Informationen. Er gibt dir exklusive Steuer-Tipps zum Jahresabschluss. Damit der Jahresabschluss nicht länger zum Horror wird! Synaptos hat für dich exklusiv die wichtigsten Punkte für den Jahresabschluss zusammengefasst.

Am Ende des Jahres werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt. Das heißt, dass  geschaut wird, wie viel Gewinn erwirtschaftet und wie hoch die Steuerlast ist. Diesen Vorgang nennt man Jahresabschluss. Der Jahresabschluss geht mit den folgenden wesentlichen Infos leicht von der Hand. Bleib weiterhin stressfrei und entspannt.

Umsatzsteuer, Belegaufbewahrung, Registrierkasse

Die Leistungen von PhysiotherapeutInnen sind als sogenannte medizinische Leistungen umsatzsteuerbefreit. Bei Rechnungen, die dir in Rechnung gestellt werden, darf dir ebenfalls keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt werden. Bitte sag das deinem Vermieter, falls du mit deiner Praxis eingemietet bist. Eine Vorsteuer bekommst du bei allen Anschaffungen mitgerechnet (Arbeitsutensilien und -geräte). Diese kannst du beim Finanzamt leider nicht zurückholen, weil deine Berufsgruppe umsatzsteuerbefreit ist. Darum hast du auch keine Umsatzsteueridentifkationsnummer.

Viele fürchten sich vor der Registrierkasse. Dabei liegt dies meist an angstbesetztem Scheinwissen. Du darfst bei Hausbesuchen nach wie vor Barzahlungen entgegen nehmen. Gerade ältere PatientInnen gehen selten zur Bank und nutzen kein Onlinebanking. Auch wenn du keinen Bondrucker dabei hast, ist es rechtlich in Ordnung, wenn du die Rechnung nachträglich per Mail sendest. Inzwischen müssen Rechnungen vom Gesetzgeber her nicht mehr per Post versendet werden.

Belege sind weiterhin 7 Jahre aufzubewahren. Auch bei digitalen Softwareanbietern ist das zu gewährleisten. Synaptos bietet hierzu optimalen Datenschutz.

Kasse

Jahresabschluss Methode 1: Der Schuhkarton

Die für Steuerberater unbeliebteste Methode ist die Schuhkartonmethode. Sämtliche Belege kommen mit Jahresende im Schuhkarton auf den Tisch und müssen vom Steuerberater geordnet, geheftet und verarbeitet werden. Hier sind die Kosten für dich als PhysiotherapeutIn sehr sehr hoch. Die Treuhandunion verfolgt hierzu einen zeitgemäßen Ansatz und anders organisiert.

Jahresabschluss Methode 2: Belege digital ablegen

Die Betriebskosten sind bei PhysiotherapeutInnen in der Regel sehr überschaubar. Du kannst die Buchhaltung sehr einfach organisieren, indem du sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge über dein Bankkonto organisierst. Beim Tanken, Material einkaufen und Co. empfiehlt es sich jedenfalls, sämtliche Zahlungen mit der Bankomatkarte zu erledigen. Am Ende des Jahres kannst du diese Zahlungsflüsse praktisch als exportierte Datei (A) Selbst via Netbanking-Bereich oder B) Du bittest deinen Bankbetreuer darum deinem Steuerberater übermitteln. So fällt viel an händischer Nacharbeit weg.

Jahresabschluss

Digitale Belegsammlung mit Synaptos

Im Bereich der Einnahmen ist die Verwaltungssoftware Smart Therapy von Synaptos sehr hilfreich. Die Treuhandunion hat hier eine qualitative Partnerschaft und teils bei der Programmierung der Rechnunglegungs-Funktionen mitgewirkt. Synaptos ist einfach in der Handhabung und macht nicht nur die Verwaltung der Rechnungen einfach. Dadurch hast du auch einen idealen Überblick im Finanzcockpit:

  • Welche Rechnungen habe ich geschrieben?
  • Wie hoch waren diese?
  • Wer hat schon bezahlt?
  • Wo sind noch Forderungen offen?

Synaptos bietet modernste Buchhaltung

Das ist besonders wichtig, wenn du als PhysiotherapeutIn eruieren möchtest, wie viele Steuern du zahlen möchtest. Mit einer Belegorganisation wie Synaptos kannst du dir sehr schnell einen Überblick verschaffen. Besonders im Bereich der Einnahmen: Die Rechnungen sind sowieso im System erfasst. Schau nur noch nach wer bezahlt hat und welche Rechnung noch offen ist. Im Synaptos Finanzcockpit hast du deine Buchhaltung im Überblick. 365 Tage im Jahr.

Dokumentation und Belegablage

Papierbelege sind Vergangenheit.  Der Trend geht in Richtung Digitalisierung! Wir alle sollten uns von gegenteiligen Illusionen lösen. Digitale Einflüsse machen auch vor Buchhaltung nicht Stopp. Synaptos hat diesen Trend vor Jahren erkannt und sämtliches Know-how und state-of-the-art Datenschutzbestimmungen berücksichtigt. Deine Barbelege kannst du direkt mit dem Handy oder Tablet abfotografieren. Darüber hinaus sind Belege in Papierform wie gehabt 7 Jahre aufzubewahren. Im Falle von Prüfungen hast du nicht nur alle Ein- und Ausgänge im Überblick, sondern auch alle Belege mittels oneClick-Funktion griffbereit in der digitalen Speicherwolke. Auch Rechnungen stellst du mittels oneClick-Honorarnotenfunktion. Schluss mit Belegen in Schuhkartons! Schluss mit Ordner schleppen! Du fotografierst die Belege, machst eine Belegzuordnung (Auswahl der Beleggruppe), damit diese Arbeit auch nicht beim Steuerberater liegt. Das spart ihm Zeit und dir Geld. Es ist das Ziel der Treuhandunion, effizient zu arbeiten, angemessene Honorare zu schreiben und ihre KlientInnen selbstverantwortlich in die Buchhaltung einzubinden.

Zu Silvester ist es zu spät: Reagiere vor dem 31.12.

PhysiotherapeutInnen ermitteln ihren Gewinn in Form einer Einnahmen-/ Ausgabenrechnung. Alle Einnahmen erhöhen den Gewinn, alle Ausgaben reduzieren den Gewinn. Sei smart! Mache dir vor dem 31.12. Gedanken machen wo du stehst. Zeitgerecht kannst du noch ein bisschen steuern. Das ist ein Punkt, der Ingo Gruss gerade bei Neugründern sehr am Herzen liegt. Es gibt immer wieder finanzielle Herausforderungen im Bereich der Sozialversicherungsvorschreibungen. Die ersten 2 Jahre der Selbstständgikeit schreibt die SVA einen Mindestbeitragsgrundlage vor. Danach wird eruiert, wie viel du tatsächlich erwirtschaftet hast. Liegt dein Gewinn zwischen € 25.000,-, € 30.000,- sprechen wir von Nachzahlungen in Größenordnungen von € 8.000 bis € 12.000,- pro Jahr.

Berücksichtigst du das nicht, hat das zwei gravierende Nachteile:

1. Im ersten Jahr „fehlt“ dir diese SVA-Ausgabe. Dementsprechend ist dein Gewinn höher und somit auch leider die Steuerlast.

2. Oft ist man verleitet, den Gewinn schon auszugeben. Monatlich gibt es viele fixe und variable Zahlungen zu tilgen. Wenn die SVA nach 2 Jahren diese nachträgliche Forderung stellt, ist bist du u. U. nicht liquide. Diese nachträgliche Forderung ist leider immer verknüpft damit, dass auch die Vorschreibung fürs laufende Geschäftsjahr angepasst wird. In Summe kann hier viel Stress entstehen.

Check unbedingt vor dem 31.12. wie viel Sozialversicherung du bezahlt hast. Vor Jahresende kannst du Beiträge im Voraus einzahlen. So erschlagen dich deine finanziellen Verbindlichkeiten nicht in den Jahren darauf.

Jahresabschluss

DIE WICHTIGSTEN PUNKTE ZUM JAHRESABSCHLUSS ZUSAMMENGEFASST

  • Mach dir Gedanken, wie hoch dein Gewinn ist!
  • Schau wie viel SVA-Beitrag du vorausbezahlt hast!
  • Errechne (mit deinem Steuerberater) wie viel nachzuzahlen ist!
  • Zahle vor dem 31.12 diese Summe ein.
  • So ist der Gewinn geringer und die Belastung in den Folgejahren niedriger!

Das nicht zu tun ist einer DER wirtschaftlichen Kardinalfehler, der vielen KollegInnen passiert.

Investitionen mindern den Gewinn

Bei Einnahmen von über € 30.000,- gibt es einen pauschalen Gewinnfreibetrag. Dieser beträgt 13% und wird automatisch abgezogen bis € 30.000,-. Bei höheren Einnahmen wie z. B. € 35.000,- kann dieser Betrag ebenso geltend gemacht werden. Es muss allerdings eine Investition vorliegen wie z. B. eine Therapieliege, ein neues Tablet für die Buchhaltung mit Synaptos.

Achtung bei Investitionen

Investieren ist schön und gut, aber nur, wenn du den Gegenstand wirklich brauchst. Eine Investition ist nicht sofort eine Betriebsausgabe, sondern sie muss über einen gewissen Zeitraum abgeschrieben werden.

Beispiel: Du kaufst dir eine Therapieliege. Diese kostet € 5.000,-. Du kaufst sie im Dezember; also im 2. Halbjahr. Es wird eine Nutzungsdauer von 5 Jahren angenommen. Nachdem sie im 2. Halbjahr angeschafft wurde, gibt es nur die Hälfte einer Jahresabschreibung. So hast du im nächsten Geschäftsjahr eine laufende Betriebsausgabe von € 500,-. Die Investition hat dann nur eine geringe Auswirkung auf deinen Gewinn. Kauf also nur, wenn du die Liege wirklich brauchst. Gerne noch im „alten“ (derzeit laufenden) Geschäftsjahr. Nur wenn diese Investition vor dem 31.12. bezahlt wird, kann diese geltend gemacht und der Gewinn gemindert werden.

Insider Tipp vom Steuerexperten: Alternative zu Investitionen

Kaufe dir Wertpapiere an, kein unnötiges Zeug. Behalte sie 4 Jahre und verkaufe sie danach wieder. Das zahlt sich aus, wenn du nichts zum Investieren hast. So können die 13% auch geltend gemacht werden. Du kannst außerdem Rechnungen erst später stellen, sodass sie im neuen Geschäftsjahr geltend gemacht werden können. Dies empfiehlt sich nur, wenn du liquide bist. Also Achtung: Spätere Rechnungslegung heißt späterer Zahlungsfluss.

Wie geht das jetzt konkret mit dem Jahresabschluss?

Im Grunde genommen siehst du als PhysiotherapeutIn deinen Steuerberater ein Mal im Jahr. Die Belege für die Hochrechnung werden per Mail oder per Post übermittelt. Bitte nicht im Schuhkarton. Im Idealfall mit Synaptos. Du sprichst alle Gegebenheiten/ Besonderheiten ein Mal mit deinem Steuerberater durch und das wars. So unspektakulär ist es dann doch! Deine Tätigkeit ist steuerlich gut überschaubar. Du bist nicht vorsteuerabzugsberechtigt, infolgedessen gibt es nicht so viele wilde Dinge oder Sonderregelungen zu beachten.

Sprich also unbedingt mit deinem Steuerberater. Es gibt keine blöden Fragen! Lass alle Vorbehalte hinter dir und mach dir auch in Steuerlicher Hinsicht das Leben leichter.

Die wichtigsten Ausgaben im Überblick

Alles was ich zum Arbeiten brauche ist eine Betriebsausgabe und steuerlich absetzbar. Jetzt kommt das ABER. Dinge, die privat ebenso wie beruflich genutzt werden, sind steuerlich nicht absetzbar. Ganz klare betriebliche Mittel wie Öle, Reinigungsmittel, Seminare, Fachliteratur und Co. sind hingegen eindeutige Betriebsausgaben und fallen eindeutig in den Punkt Betriebsausgaben. Diese dürfen steuerlich berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Ausgaben aufgelistet:

  • Die Praxis im eigenen Wohnaus: Man schaut wie groß das Haus insgesamt ist und wie viele Quadratmeter die Praxis groß ist. Danach schaust du noch welche weiteren Ausgaben die Praxis betreffen: Kanal, Müll, Grundsteuer, Abschreibung für Abnützung (Afa). Diese Kosten erfasst du alle und machst diese steuerlich geltend.
  • Dein Auto: Das Auto wird auch für private  Fahrten genutzt. Daher empfiehlt es sich ein Fahrtenbuch zu führen. Dokumentiere wann du beruflich und wann du privat fährst. Das ist eine relativ aufwendige Sache, geht aber auch schon digital. Du brauchst alles schwarz auf weiß dokumentiert. Bitte mach das! Erspare dir Diskussionen mit dem Finanzamt.
  • Deine Arbeitskleidung: Das ist ein eigenes Thema. Viele versuchen dabei private Kleidungskosten in der Buchhaltung zu platzieren. Die Finanzbehörde sieht das aber sehr restriktiv. Lass dich hier nicht auf Diskussionen ein! Im Grunde genommen ist der Gesetzgeber hier sehr streng. Deine typische weiße Hose oder deine Arbeitsschuhe sind aber sicherlich absetzbar. Auch Kleidung mit deinem Logo (Transferdruck oder Stick) sind auf jeden Fall absetzbar. Sprich auch diesen Punkt mit deinem Steuerberater individuell durch.

Du willst mehr Infos direkt bei Ingo Gruss einholen? Kein Problem, klick dich rein: Webseite Treuhandunion Klagenfurt

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