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Wie kann ich meine Belege einfach organisieren?

Der Weg von der Schukartonmethode zur Zahlung mit Bankomatkarte und strukturierter Belegablage. Mag. Ingo Gruss ist Steuerberater und Geschäftsführer der Treuhandunion Klagenfurt. Unter seinen KlientInnen sind viele PhysiotherapeutInnen. Seine Frau ist ebenfalls Physiotherapeutin. Er erzählt über die häufigsten Fehler in der Buchführung bei selbständigen im Gesundheitswesen und gibt Tipps, wie man die Belege einfach organisiert um damit Geld und Zeit zu sparen.

Methode 1: Der Schuhkarton

Diese Methode ist sehr beliebt, denn du kannst damit ohne jeglichen Vorbereitungsaufwand sofort loslegen. Der Patient bezahlt die erbrachten Leistungen bar und die Barbelege bzw. Honorarnoten landen gesammelt in einem Schuhkarton. Das selbe passiert mit den Eingangsrechnung z.B. beim Einkauf eines Desinfektionsmittels. Am Jahresende startest du entweder selbst oder sämtliche Belege kommen im Schuhkarton auf den Tisch vom Steuerberater und müssen von ihm geordnet, geheftet und verarbeitet werden. Dies ist für die Steuerberater die unbeliebteste Methode. Sie ist sehr aufwändig und verursacht bei den Therapeuten die höchsten Kosten. Genau deshalb ist es für die Physiotherapeuten die unbeliebteste Tätigkeit im Bereich der Praxisverwaltung – siehe dazu unsere Umfrageergebnisse im Beitrag: Und jährlich grüßt der Jahresabschluss.

Methode 2: das Praxiskonto

Jeder hat ein eigenes Bankkonto für die Praxis. Jedoch setzen es die wenigsten richtig ein. Du kannst die Buchhaltung sehr einfach organisieren, indem du sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge über dein Bankkonto abwickelst. Beim Tanken, Einkauf des Praxisbedarfs und Co. zahlst du immer mit der Bankomatkarte. Auch die Beträge für die gestellten Honorarnoten werden direkt vom Patienten auf das Konto überwiesen. Am Ende des Jahres kannst du die gesammelten Zahlungsflüsse entweder im Netbanking-Bereich exportieren oder du bittest deinen Bankbetreuer die Datei deinem Steuerberater zu übermitteln. Damit müssen nur mehr den einzelnen Zahlungsflüssen die richtigen Belege zugeordnet werden. Im Falle einer chronologischen Belegablage, ist dies mit geringem Arbeitsaufwand möglich.  

Wie hoch wird die Steuer- und Abgabenbelastung?

Informationen darüber sind wichtig, um ausreichend Geld während des Jahres auf die Seite zu legen. Eine Abschätzung ist nur dann möglich, wenn du einen laufenden Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben hast. Dabei hilft dir eine Software zur Praxisverwaltung, wie z.B. Smart Therapy, mit der du Honorarnoten und signierte Barbelege erstellen, Zahlungseingänge erfassen, Eingangsrechnungen verwalten kannst und darauf aufbauend einen Finanzüberblick automatisch erhältst.

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