Umfrage für Ergotherapeuten zur Praxisadministration – Teil 1

Zeit- und Energiefresser in der Ergotherapie

Das Ergebnis der Umfrage für Ergotherapeuten zur Praxisadministration – Teil 1 ermöglicht Therapeutinnen in der Ergotherapie, ihre Aufwände in der Verwaltung und der Patientendokumentation mit Berufskollegen zu vergleichen. Damit erfolgt einerseits eine persönliche Standortbestimmung und andererseits können persönliche Verbesserungspotentiale identifiziert werden.

In der Umfrage haben wir sowohl die Zeitaufwände, als auch sogenannten Störfaktor erhoben. Die Störfaktoren geben darüber Auskunft, wie gerne bzw. ungerne einzelnen Tätigkeiten durchgeführt werden. Den Schwerpunkt haben wir auf Tätigkeiten gerichtet, die dem Patienten unmittelbar keinen Nutzen stiften.

Überblick

Die folgenden Kernaussagen werden im Kapitel Ergebnisse detaillierter ausgeführt:

• 6,5 bis 15,5 Stunden pro Monat fallen an Verwaltung und Dokumentation an.
• Dies entspricht einem Verdienstentgang von € 500 bis € 1000.
• Der Jahresabschluss ist für 3/4 störend und für 16% sogar sehr störend!

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Ergebnisse

Zeitfresser sind laut unserer Definition Tätigkeiten, die einen hohen Aufwand verursachen und keinen unmittelbaren Nutzen für die Patienten stiften. Unter dem Begriff Zeitfresser fassen wir die folgenden Tätigkeiten zusammen und diese werden auch in weiterer Folge untersucht:

• Terminorganisation
• Therapiedokumentation
• Erstellen von Honorarnoten
• Tätigkeiten für den Jahresabschluss
• (Einholen der Zuordnungsbewilligung – wird immer gesondert betrachtet)

Unter dem Begriff „Administration“ fassen wir die ersten vier genannten Tätigkeiten zusammen.

Administrationsaufwand

Die folgende Darstellung zeigt, wie hoch der Administrationsaufwand pro Monat in Abhängigkeit von der Arbeitszeit ist.

Therapeutinnen, mit weniger als 40 Stunden Arbeitszeit, wenden 6,5 Stunden für die Administration auf.  Jene mit mehr als 120 Stunden bereits mehr als 15 Stunden. Werden z.B. alle Tätigkeiten außerhalb der Therapieeinheit erledigt, so entsteht bei einem Stundensatz von € 70 ein Verdienstentgang ca. zwischen 500 € und 1000 € pro Monat. Denn diese Zeit fehlt, um weitere Patienten zu therapieren.

Die nächste Darstellung gliedert die Administrationsaufwände pro Monat nach den Einzelaktivitäten:

Für die Therapiedokumentation abhängig von der Arbeitszeit werden minimal 2,9 Stunden und maximal 7,9 Stunden im Monat aufgewendet.

Energiefresser sind Tätigkeiten, die Therapeuten als störend empfinden und gleich wie Zeitfresser, keinen unmittelbaren Nutzen für die Patienten stiften.

Die Darstellung zeigt, wie viel Prozent der Befragten die einzelnen Tätigkeiten als Energiefresser einstufen:

Beinahe 3/4 der befragten Therapeutinnen empfinden die mit dem Jahresabschluss verbundenen Tätigkeiten als störender Energiefresser. 16% empfinden dies sogar als sehr störenden. Erfahren Sie mehr zum Energiefresser Nummer 1 in dem Artikel: Umfrage für Therapeuten zum Jahresabschluss.

Aus Sicht der Organisationsberatung fällt auf, dass umso später die Tätigkeit im Gesamtablauf (Prozess) angesiedelt ist, umso störender wird diese empfunden. Unter einem Prozess versteht man die Abfolge einzelner Arbeitsschritte unter Berücksichtigung der Informationen, die zur Abwicklung eines Prozessschrittes erforderlich sind. Wie z.B. benötigen Therapeuten das Therapiedatum (welches in der Patientendokumentation und/oder im Kalender erfasst wird) zum Erstellen der Honorarnote.

Dies ist ein klassisches Bild dafür, dass die erforderlichen Informationen aus vorgelagerten Schritten nicht zur Verfügung stehen und erst durch Nacharbeiten erhoben werden müssen.

Wie kann ich davon profitieren?

Laut dem Ergebnis der Umfrage für Ergotherapeuten zur Praxisadministration ist es Ziel, die Zeit- und Energiefresser zu reduzieren um die Patientenzufriedenheit und eigene Effizienz zu steigern!

Zeitfresser können nicht vollständig eliminiert werden, da jede Organisation ein Mindestmaß an Aufwand erfordert. Zeitfresser können jedoch auf zwei Arten reduziert werden:

• durch Optimieren der administrativen Tätigkeiten und
• durch Integration der Aktivität in die Therapieeinheit, indem der Patienten einen unmittelbaren Nutzen daraus ableiten kann.

Energiefresser sind häufig ein Spiegelbild der internen Organisation. Umso besser diese funktioniert, umso leichter fällt die Arbeit. Zum Eliminieren von Energiefressern gilt in der Beratung folgender Grundsatz. Jede Information in einem Prozess soll:

• nur einmal und
• zum dem Zeitpunkt, wo diese auftritt erfasst werden.

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In Teil 2 der Umfrageergebnisse erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der eingesetzten Hilfsmitteln in der Praxisorganisation: Umfrage für Therapeuten zu eingesetzten Hilfsmitteln in der Praxisorganisation.