FAQ
Frequently Asked Questions
Häufig gestellte Fragen – Unsere Antworten
Besonders oft nachgefragt
Ja, ein Drehen der Bilder ist nach erneutem Öffnen des Bildes möglich. Dazu finden sich rechts unten im Popup zwei Pfeile, die das Bild nach rechts oder links drehen lassen.
Aktuell gibt es nur die Möglichkeit Fotos in smartTherapy hochzuladen – für Videos ist dies bislang noch nicht möglich.
Wir möchten diese Funktion zukünftig jedoch anbieten und arbeiten an der Umsetzung.
Wenn du dich nicht einloggen kannst, könnte es daran liegen:
➡︎ Du hast dein Passwort geändert, aber möglicherweise im Browser noch das alte Passwort gespeichert.
➡︎ Du verwendest den falschen Benutzernamen oder es hat sich ein Tippfehler eingeschlichen.
➡︎ Dein Abo ist abgelaufen oder du hast gekündigt.
➡︎ Es gibt Probleme mit deiner Internetverbindung.
➡︎ Deine hinterlegte Kreditkarte für die Zahlung ist abgelaufen oder es gab Änderungen bei deinem Bankkonto? Wenn sich die Zahlungsart ändert und der automatische Zahlungseinzug nicht mehr funktioniert, wird dein Abo sofort pausiert und du kannst dich nicht mehr einloggen. In diesem Fall melde dich bitte gleich bei uns unter support@synaptos.at.
➡︎ Nichts von dem ist der Fall? Dann beende einfach noch einmal deinen Browser und starte nochmal ganz von vorne. Tatsächlich werden solche Probleme häufig damit gelöst. Versuche zusätzlich, den Cache deines Browsers zu leeren. Wie das geht, findest du in diesem Artikel.
Wenn du deinen Kalender mit dem Kalender auf deinem Smartphone oder Tablet synchronisieren möchtest, dann findest du hier eine Anleitung zur Kalendersynchronisation.
Du kannst aber auch unsere mobile App benutzen und über dein Smartphone oder Tablet schnell in smartTherapy einsteigen.
Alle Informationen dazu findest du in diesem Artikel.
Wenn du an mehreren Standorten arbeitest oder regelmäßig Hausbesuche machst, möchtest du dies vielleicht auch im Kalender übersichtlich darstellen.
Das kannst du mit der Funktion der Praxisstandorte optimal für dich einrichten. Lege dafür unter Stammdaten ➡︎ Praxisstandorte einfach einen neuen Praxisstandort an. Du kannst deinen Standorten unterschiedliche Farben zuordnen, damit du diese im Kalender übersichtlich dargestellt findest. Sobald du also einem Kalendertermin einen Standort zuweist, bekommt dieser die im Standort hinterlegte Farbe.
Außerdem kannst du zusätzliche Räume hinzufügen, wenn du in einer größeren Praxis arbeitest.
Tipp: Du arbeitest nur an einem Standort und möchtest aber z.B. unterschiedliche Leistungen besser voneinander im Kalender abgrenzen? Dann kannst du diese Funktion ebenfalls nutzen und dementsprechende Einstellungen vornehmen.
Mehr Infos dazu findest du auch hier.
Um deine Abrechnung noch übersichtlicher zu machen, kannst du auch gerne für jeden Standort eine eigene Rechnungs-/Belegvorlage mit der jeweiligen Adresse hinterlegen.
Gehe dafür unter Einstellungen ➡︎ Abrechnung ➡︎ Beleggestaltung. Dort kannst du eine neue Belegvorlage im A4 Format als PDF hochladen und dem jeweiligen Standort zuweisen.
Eine detaillierte Anleitung dazu findest du im Hilfecenter unter Beleggestaltung.
Sobald du eine Endabrechnung erstellt hast, wird die Behandlungsserie und auch die Dokumentation automatisch geschlossen.
Wenn du dennoch in deiner Dokumentation etwas ändern oder ergänzen möchtest, musst du die Behandlungsserie noch einmal manuell fortsetzen. Anschließend kannst du diese wieder manuell beenden.
Alle Informationen zu den Behandlungsserien findest du hier.
smartTherapy erstellt den Jahresbeleg deiner Registrierkasse automatisch, sobald du den ersten Beleg im neuen Jahr erstellt hast oder den Jahresbeleg manuell erstellst. Du findest den Jahresbeleg dann unter Finanzen ➡︎ Barbelege als letzten Beleg im Vorjahr bzw. Dezember des Vorjahres.
Alle Informationen zur Registrierkasse und dem Jahresbeleg findest du hier.
Ein Abowechsel ist jederzeit möglich. Bei einem Upgrade, also wenn du ein größeres Paket mit mehr Funktionen nutzen möchtest, wird im ersten Schritt nur der Differenzbetrag auf den neuen Abopreis fällig. Dieser Betrag berechnet sich aus der restlichen Abolaufzeit (Tagesbasis) und der Preisdifferenz zwischen neuem und altem Abopreis.
Bei der nächsten Aboverlängerung wird der neue Abopreis fällig. Bei einem Downgrade, also wenn du ein kleineres Paket als das aktuelle nutzen willst, bleibt für die restliche Abolaufzeit alles beim Alten. Der Abowechsel (Preis und Funktionen) erfolgt bei der nächsten Aboverlängerung.
Für den Abowechsel melde dich einfach auf unserer Homepage an und gehe dort in deine Kontoeinstellungen ➡︎ Abonnements ➡︎ Paket wechseln.
Die Funktion Belege schwärzen ist in den Einstellungen verfügbar und sorgt für absolute Diskretion, sobald Belege nach außen transportiert werden.
Um sie zu benutzen, musst du sie in den Einstellungen ➡︎ Abrechnung ➡︎ Belege und Honorarnoten manuell aktivieren. Wie das funktioniert, siehst du ausführlich erklärt hier.
Ist sie einmal aktiviert, kannst du beim Versenden von Belegen und beim Export wählen, ob du die originalen oder geschwärzten Belege verwenden möchtest.
Für mehr Diskretion gibt es auch die Möglichkeit im Kalender den Inkognitomodus zu aktivieren. So kannst du Termine anonymisiert im Kalender eintragen und das direkt mit den Patienten und Patientinnen gemeinsam. Wenn du den Inkognitomodus wieder deaktivierst, siehst du erneut alle Informationen auf einen Blick.
Gehe dafür direkt in den Kalender, wähle den Aktionsbutton (…) und aktiviere mit dem grünen Haken den Inkognitomodus.
Wenn du möchtest, kannst du es deinen Patienten und Patientinnen ermöglichen ihre Termine online zu buchen. Natürlich kannst du deren Terminpräferenzen auch ablehnen, wenn diese sich nicht mit deinen decken.
Wie du diese coole und nützliche Funktion aktivieren kannst, erklären wir dir hier ausführlich.
Wenn du smartTherapy gerne auf einem mobilen Endgerät nutzen möchtest, dann ist das natürlich möglich.
Wenn du ein Apple-Gerät benützt, dann kannst du smartTherapy über deinen Browser installieren und die Adressleiste dadurch ausblenden (iOS).
Für Android kannst du dir unsere smartTherapy-App kostenlos im Google Play Store und in der Huawei AppGallery herunterladen. Für iOS ist derzeit leider keine App geplant.
Hinweis: Wir empfehlen dir diese Anwendung über Chrome zu installieren, auch wenn du ein iOS Gerät nutzt, da die Applikation so am Besten funktioniert!
Die Einrichtung der Registrierkasse in Österreich ist für synaptos Kund:innen kostenlos im Paketpreis integriert. Wir bieten dies als ein Service unsererseits an und heben uns damit von unseren Mitbewerber:innen ab, die dafür oftmals zusätzliche Gebühren verrechnen.
Bitte führe die folgenden 2 Schritte aus, um die Registrierkasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Betrieb zu nehmen:
Dazu starte bitte smartTherapy wie gewohnt im Web-Browser. Solltest du bereits angemeldet sein, bitte einmal ab- und dann gleich wieder anmelden.
Registrierkasse fertig einrichten und bei Finanzonline registrieren
- Startbeleg erstellen: Wechsle im Hauptmenü in die > Regkasse, um den Startbeleg zu erstellen: Oben rechts zunächst auf „Vorschau“ und dann auf „Erstellen“ klicken. Es ist nicht nötig den Startbeleg sofort auszudrucken. Du kannst den Startbeleg auch später in der Belegübersicht aufrufen, anschauen und ausdrucken.
- Kasse beim Finanzamt registrieren: Sobald der Startbeleg erstellt ist, muss die Regkasse innerhalb 1 Woche beim Finanzamt angemeldet werden. Führe bitte sowohl die Registrierung der Signaturerstellungseinheit (SEE) als auch der Regkasse beim Finanzamt mittels FinanzOnline (FON) durch.
Die nötigen Informationen findest du unter Einstellungen > Registrierkasse > Sicherheitseinrichtung für Regkasse.
Die Anmeldung bzw. die Prüfung des Starbelegs kann auch dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin vornehmen. Wir können dies leider nicht für dich erledigen, da wir über keine direkte Anbindung verfügen.
Details zur Anmeldung in Finanzonline findest du bei der WKO.
3. Überprüfung der RegistrierungNach der Anmeldung führe bitte die Prüfung des Startbelegs durch (später ist nur noch der Jahresbeleg zu prüfen). Für diese Prüfung benötigst du die Belegcheck-App des BMF. Du findest diese App ganz leicht im App-Store deines Tablets oder Smartphones.
Beim Erstellen eines Barbeleges mit aktiver Registrierkasse wird ein Teil der Daten des Beleges von einem Technologiepartner signiert. Das Ergebnis wird dann als QR-Code auf dem Beleg angedruckt. Wie bei allen Technologien kann es hier zu kurzzeitigen Ausfällen oder sonstigen Problemen kommen.
Keine Sorge, smartTherapy ist dafür ausgelegt, diese Probleme ordnungsgemäß zu verarbeiten und zu lösen. Du kannst also einfach weiterarbeiten und eine Bereinigung des Problems findet automatisch statt.
Eine Liste der möglichen Probleme mit der Registrierkasse, wie diese sich äußern und wie sie sich beheben lassen, findest du im Hilfe-Center.
In einer Gruppenpraxis ist es oft hilfreich, wenn der Name des durchführenden Therapeuten/der durchführenden Therapeutin ersichtlich ist.
smartTherapy bietet dir diese Funktion an folgenden Stellen:
- – Honorarnoten/Rechnungen
- – Vereinbarte Termine
- – Durchgeführte Termine
Einstellungen
Zunächst musst du diese Funktion in den Einstellungen aktivieren. Gehe dazu auf Einstellungen > Abrechnung > Honorarnoten & Belege. Dort findest du den Punkt „Therapeut:innenname drucken“.
Diese Funktion ist standardmäßig nur für den Administrator/die Administratorin der Gruppe verfügbar.
Zusätzlich musst du unter Einstellungen > Gruppenpraxis > Angestelltenverwaltung für jede:n deiner Mitarbeiter:innen den Vor- und Nachnamen festlegen und speichern.
Sind diese Punkte aktiviert, wird der Name automatisch auf den Honorarnoten angedruckt.
Honorarnoten
Der Name des Administrators/der Administratorin wird nicht separat auf der Honorarnote angeführt, da diese Informationen ohnehin aus dem Briefkopf hervorgehen. Solltest du aber angestellte Therapeut:innen haben, so wird deren Namen durch die Konfiguration zusätzlich auf der Honorarnote ersichtlich.
Auf der Honorarnote wird immer der Name desjenigen/derjenigen Therapeuten/-in gedruckt, der/die den Behandlungstermin durchgeführt hat. Werden mehrere Behandlungen verrechnet, die von unterschiedlichen Therapeut:innen durchgeführt wurden, so wird hier der Name aus dem zuletzt durchgeführten Behandlungstermin verwendet.
Vereinbarte Termine
Diese Liste bezieht sich auf geplante Termine. D.h. hier wird pro Termin der Name desjenigen Therapeuten/derjenigen Therapeutin angezeigt, der im Kalendertermin zugeordnet ist.
Durchgeführte Termine
Diese Liste bezieht sich auf die Behandlungstermine, die bereits durchgeführt wurden. Das heißt, es wird auch der Name des Therapeuten/der Therapeutin gedruckt, der/die in der Behandlung als durchführende:r Therapeut:in vermerkt ist.
Achtung: Das kann sich von den Informationen im Kalendertermin unterscheiden!
Du arbeitest mit Firmen zusammen und möchtest Rechnungen an Firmen stellen? Das geht ganz einfach:
- – Unter Stammdaten > Patienten kannst du einen neuen Patienten hinzufügen
- – Wähle bei der Anrede „Firma“ aus
- – Anschließend kannst du alle weiteren Details, wie z.B. die UID-Nummer, erfassen
- – Die Rechnungslegung kannst du dann wie gewohnt durchführen.
Du kannst mehrere Leistungen verknüpfen, damit du auf der Honorarnote/Rechnung mit einem Klick mehrere zusammengehörige Leistungen hinzufügen kannst.
Ein anschauliches Beispiel, wie die Verknüpfung funktioniert, findest du hier.
Ändere dein Passwort, indem du dich auf unserer Website einloggst und unter Konto-Details dann ein neues Passwort festlegst.
Unter „Mein Konto“ findest du den Reiter „Konto Details“ bzw. in grüner Schrift „Passwort und die Kontodetails bearbeiten“. Dort kannst du dann dein Passwort erneuern.
Mit diesem Passwort kannst du dich auf unserer Website sowie in smartTherapy anmelden.
Unsere inkludierten SMS-Kontingente sehen wie folgt aus:
- Gründer: 0 SMS monatlich
- Einsteiger: 50 SMS monatlich
- Sorglos: 100 SMS monatlich
- Premium: 200 SMS monatlich
Keine Sorge, deine Terminerinnerungs-SMS werden natürlich weiterhin an deine Patient:innen und Klient:innen versendet. Wir unterbrechen oder beenden dieses Service dann nicht einfach.
Du bekommst die zusätzlichen SMS, die dein Kontingent überschritten haben, lediglich bei deiner Quartalsabrechnung von uns in Rechnung gestellt.
Folgende Preise werden dann von uns verrechnet. Für jede weitere SMS, die dein Kontingent überschreitet, sind folgende Tarife zu berücksichtigen:
- Weniger als 200 SMS = pro SMS je 0,15 €
- zwischen 200-500 SMS = pro SMS 0,13 €
- mehr als 500 SMS = pro SMS 0,10 €
Abgerechnet wird am Ende jedes Quartals.
Die Farben im Kalender können mit der Funktion „Praxisstandorte“ genutzt werden. Diese ist grundsätzlich für die farbliche Trennung zweier Standorte gedacht, doch kann sie genauso gut für die individuelle farbliche Gestaltung im Kalender genutzt werden.
Um so einen Standort (der dann wie gesagt auch anders genützt werden kann) anzulegen, klickst du einfach links im schwarzen Menü-Band auf Stammdaten > Praxisstandorte. Hier kannst du neue Standorte erstellen, zum Beispiel den Standort „Pause“ mit der Farbe Blau.
Ist dies erledigt, kannst du, wenn du im Kalender einen neuen Termin anlegst, den gewünschten Standort bzw. wie du ihn eben bezeichnet hast und damit auch die Farbe auswählen.
Alle Infos zu dieser Funktion findest hier noch einmal ausführlicher erläutert.
Die speziellen Anpassungen für Psychotherapeut:innen umfassen die hinterlegten ICD-10-Codes, das Erstellen/Eintragen einer Diagnose sowie die Nutzung der geschwärzten Belege. Diese Funktion muss unter Einstellungen > Belege und Honorarnoten aktiviert werden. Die Belege und Honorarnoten werden dann beim Export im Finanzcockpit geschwärzt und können so an den/die Buchhalter:in anonymisiert weitergeleitet werden.
Alle Informationen zur Beleggestaltung findest du hier.
Wir haben hier vor einiger Zeit eine Anpassung vorgenommen – es können jetzt keine Logos einzeln mehr hochgeladen werden.
Du musst also bei einer Änderung eine A4 PDF Vorlage mit dem z.B. neuen Logo erstellen und diese neu hochladen.
Ja, Physio Austria Mitglieder erhalten mit einem Gutscheincode einen 5%-Rabatt bei synaptos. Dieser ist nicht mit anderen Aktionen oder Gutscheinen kombinierbar.
Melde dich einfach bei uns und wir geben dir den Gutscheincode weiter: support@synaptos.at
Fragen beim Einstieg
smartTherapy von synaptos ist eine mit dem Innovations- und Forschungspreis des Landes Kärnten 2017 ausgezeichnete Software, die in Österreich und Deutschland von Therapeut:innen und Dienstleister:innen der unterschiedlichsten Berufsgruppen genutzt wird.
smartTherapy ist auf therapeutische Berufe fokussiert. Unsere Kunden arbeiten in der Physiotherapie, Psychotherapie, Ergotherapie, Osteopathie, Logopädie, Massage, Heilpraxis, im Hebammen-Beruf, in der Podologie, der Ernährungstherapie und mehr.
smartTherapy ist sowohl für Einzelpraxen als auch für Gruppenpraxen geeignet. Die Funktionen sind so ausgelegt, dass auch eine interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Therapeut:innen aus den unterschiedlichsten Gebieten bestens funktioniert.
Hier erfährst du mehr zu unseren Gruppenfunktionen.
Ja, natürlich. Wir wollen, dass du dich mit deiner Entscheidung für smartTherapy wohlfühlst und dir sicher bist, die richtige Wahl getroffen zu haben. Du hast die Möglichkeit die Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen. Die Testversion enthält die Top-Funktionen und gibt dir einen ersten Eindruck von der Arbeitsweise mit smartTherapy.
Wenn du darüber hinaus mehr Funktionen testen möchtest, dann ist das kein Problem. Melde dich einfach bei uns im Support (support@synaptos.at) und wir schalten dir zum Testen zusätzliche Funktionen frei.
Du kannst dich während der 14 Tage bereits dafür entscheiden, ein Abo abzuschließen. Wenn du das nicht möchtest, läuft die Testversion einfach aus. Ohne Kosten oder Verpflichtungen. Du gibst auch zum Testen keinerlei Bankdaten an uns bekannt.
Eine Übersicht der Preispakete findest du auf unserer Preise-Seite auf der Website.
Du hast die Möglichkeit ein Monatsabo oder eine Jahresabo abzuschließen. Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat bei monatlicher Zahlung bzw. einen Monat vor Ablauf des Jahresabos. Das Jahresabo wird im Voraus bezahlt. Dafür erhältst du bei jährlicher Zahlung einen kleinen Rabatt. Alle Details findest du hier: www.synaptos.at/preise
Du kannst via SEPA Lastschrift oder Kreditkarte zahlen.
Deine Daten werden aus unserem System gelöscht. Es entstehen keine Verpflichtungen und Kosten.
Du kannst dich für eine Datenaufbewahrung entscheiden oder die Datenlöschung beantragen. Details zur Abokündigung oder Unterbrechung.
Du hast vor smartTherapy bereits mit einem anderen Programm gearbeitet und möchtest deine Rechnungen fortlaufend nummerieren? Dann hast du die Möglichkeit den Nummernkreis zu ändern, da dieser im Normalfall mit 1 beginnt.
Die Änderung kannst du unter Einstellungen > Abrechnung vornehmen. Dafür musst du jedoch die Testbelege löschen.
Dafür gehe unter Einstellungen > Weitere Funktionen > Daten löschen. Hier kannst du die Belege aus der Testversion löschen und so den gewünschten Nummernkreis beginnen.
Achtung! Zum Löschen musst du das Wort LÖSCHEN eintippen, damit die Löschung übernommen wird.
Bitte beachte, dass du diese Einstellung nur zurücksetzen kannst, solange du noch nicht mit Echtdaten gearbeitet hast und bereits Belege an deine Patienten und Patientinnen ausgegeben hast.
Selbstverständlich ist ein Wechsel jederzeit möglich. Du musst nicht auf das nächste Jahr oder den kommenden Jahresabschluss warten um zu wechseln – wähle einen Stichtag (praktisch ist immer der 1. eines Monats) und schon startest du mit smartTherapy smart durch!
Folgende Punkte sind dabei zu beachten:
- Patientenstammdaten
- Registrierkasse
- Honorarnoten/Rechnungen
- Dokumentation
- Kalender
Alle Details dazu findest du hier.
In unserem Hilfecenter findest du zahlreiche wichtige Informationen. Solltest du hier nicht finden, was du suchst, kannst du dich gerne an den synaptos Kundensupport wenden.
Der Kundensupport steht dir MO – FR zwischen 08:00 und 17:00 Uhr zur Verfügung.
Am besten schreibst du eine Mail an support@synaptos.at. Die Anfrage wird dann binnen 1 bis max. 2 Werktagen bearbeitet.
Du erreichst den Support auch telefonisch unter +43 463 289982 oder du kannst um einen Rückruf bitten.
Du kannst uns auch direkt aus smartTherapy heraus eine Nachricht schicken. Wenn du in der Software eingeloggt bist, findest du rechts oben ein Fragezeichen. Hier kannst du auswählen, ob du uns eine Supportanfrage schicken möchtest oder gerne einen Rückruf von uns hättest.
Nein, das ist leider nicht möglich. Den Benutzernamen, den du dir am Beginn aussuchst, kannst du leider nicht mehr ändern – dieser bleibt also immer derselbe.
Meist ist es so, dass die Endabrechnung bereits durchgeführt wurde – in diesem Fall wird die Behandlungsserie automatisch beendet und geschlossen (bei einer Teilabrechnung ist dies nicht der Fall).
Die Serie wird anschließend in grau dargestellt und die Dokumentation kann nicht vorerst nicht mehr geöffnet werden.
Um in diesem Fall im Nachhinein noch dokumentieren zu können, gehst du folgendermaßen vor: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin findest du auf der rechten Seite das Feld „mit Verordnung“. Direkt daneben klickst du einfach auf den Aktionsbutton (…) und wählst „Behandlungsserie fortsetzen“.
Nun kannst du die Dokumentation nachtragen und alles wie gewohnt bearbeiten.
Wenn du dann fertig bist und die Serie wirklich abgeschlossen ist, kannst du diese über den gleichen Weg wie zuvor beenden.
Fragen zur Arbeit mit smartTherapy
Daten und Informationen, die du versehentlich angelegt hast oder nicht mehr benötigst, kannst du löschen oder zumindest stillzulegen.
Hier findest du die nötigen Informationen dazu, wie du
- Termine/Arbeitszeiten
- Behandlungstermine
- Behandlungsserien
- Honorarnoten/Rechnungen und Barbelege
- Gutscheine
- Ausgaben
- eld@ Abrechnungen
- Patient:innen oder Ärzt:innen und Krankenkassen
- Praxisstandorte oder Räume
- Abrechnungskreise
ganz einfach löschen kannst.
Wenn du vor smartTherapy bereits mit einem anderen Programm gearbeitet hast und deine Rechnungen fortlaufend nummerieren möchtest, hast du die Möglichkeit den Nummernkreis zu ändern, da dieser im Normalfall mit 1 beginnt.
Die Änderung kannst du unter Einstellungen > Abrechnung > Belege und Honorarnoten vornehmen. Dafür musst du jedoch zuerst die Testbelege löschen.
Eine Anleitung zum Löschen der Testdaten findest du hier.
Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:
- Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
- Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
- Seitenränder: Standardeinstellungen
- Kopf- / Fußzeile: Ausblenden
Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.
Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.
Ja, das ist möglich und muss nur eingerichtet werden. Unsere verschiedenen Pakete enthalten auch je unterschiedlich viele, bereits im Paketpreis inkludierte SMS (siehe Preise-Seite). Im Artikel Terminerinnerung per SMS/E- Mail erfährst du alle Details, da dies hier den Rahmen sprengen würde.
Leider kommt es hin und wieder mal vor, dass ein Patient/eine Patientin einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen kann. In deinen Geschäftsbedingungen kannst du festhalten, dass im Falle von kurzfristigen Absagen auch Ausfallskosten verrechnet werden, wenn du das möchtest.
Natürlich steht es dir trotzdem frei fallweise zu entschieden, ob du diese auch wirklich einhebst oder nicht.
Egal ob eine kurzfristige Terminabsage oder mit ausreichend Vorlaufzeit. Terminabsagen sind immer mit Aufwand verbunden. Mit smartTherapy hast du folgende Möglichkeiten damit umzugehen.
Patienten und Patientinnen benötigen eine Honorarnote, die sie bei der Krankenkasse zur Rückerstattung einreichen können.
Dafür müssen auf der Rechnung zusätzliche Informationen angegeben werden. Die genauen Anforderungen, welche Daten auf der Honorarnote vorhanden sein müssen, können von Kasse zu Kasse variieren. Mit smartTherapy kannst du diese aber entsprechend den Wünschen der Krankenkasse auswählen.
- UID Nummer der Krankenkasse: Seit kurzer Zeit wird dies von einzelnen Kassen gefordert, daher findest du diese automatisch auf der Honorarnote angedruckt.
- Diagnosetext: Du kannst den Diagnosetext mit smartTherapy optional auf der Honorarnote schwärzen. So schützt du die Daten deiner Patient:innen, wenn du die Honorarnote nach außen weitergibst (Krankenkasse, Steuerberater:in).
- Außerdem benötigen die Krankenkassen eine Zahlungsbestätigung.
Wenn bereits bar bezahlt wurde, steht der Text „Betrag dankend erhalten“ auf der Honorarnote. Dein Patient/deine Patientin muss keine separate Zahlungsbestätigung einreichen.
Grundsätzlich sind eine Rechnung und eine Honorarnote dasselbe. Es gelten dieselben Formvorschriften, jedoch gibt es in Österreich unterschiedliche Bezeichnungen, abhängig von der Berufsgruppe.
BEACHTE: In Deutschland wird der Begriff Rechnung einheitlich genutzt!
Sobald du Patient:innen behandelst und dafür ein Entgelt erhalten sollst, erstellst du eine Honorarnote/Rechnung.
Die Honorarnote ist kein Beleg und darf auch nicht verwechselt werden. Wenn ein Patient/eine Patientin bar bezahlt und du einen Beleg erstellst, dann muss für die Einreichung bei der Krankenkasse eine Bar-Honorarnote erstellt werden. Nur diese gilt als gültige Honorarnote/Rechnung.
Ein Beleg, Barbeleg, Kassenbon oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.
Ein Beleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen.
In Deutschland zählt zur Barzahlung nur die tatsächliche Bezahlung mit Bargeld.
Sobald deine Leistung bar bezahlt wird, musst du einen Beleg ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte. Diese Zahlungsarten sind registrierkassenpflichtig.
In Deutschland hingegen ist nur die tatsächliche Barzahlung mit Bargeld registrierkassenpflichtig.
Beachte: Du musst auch einen Beleg ausstellen, wenn du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1
Der Unterschied ist hier nur, dass der Beleg keinen QR- Code enthält.
Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt meist erst im Nachhinein.
Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.
Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:
Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt)
- Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Arzt/Ärztin etc.)
- Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
- Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
- Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Entgelt inkl. Umsatzsteuer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen noch:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
- Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
- UID Nummer des/der Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)
Ja, auch hier gibt es Vorgaben:
- Name des Ausstellers/der Ausstellerin (Therapeut:in, Arzt/Ärztin, etc.)
- Fortlaufende Belegnummer
- Tag der Belegausstellung = Zahlungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- Bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag
- Auflistung der Barzahlung auf die einzelnen Steuersätze aufgeteilt
- Maschinenlesbarer Code (z.B. QR Code)
Die Barbelege von synaptos entsprechen selbstverständlich immer den aktuellsten gesetzlichen Anforderungen.
Je nachdem, in welcher Reihenfolge du die Belege erstellt hast, stehen dir hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.
a) Honorarnote mit Überweisung erstellt, danach Umstellung auf Barzahlung;
b) Honorarnote als bezahlt markieren mit Bezahlart „Bar“;
c) Barbeleg vorab erstellt – Patient:in hat bereits bezahlt.
Alle drei Optionen erklären wir dir im Detail in unserem Hilfe-Center.
Es kann einfach sein, dass dein Browser-Cache gelöscht werden muss.
Der Browser-Cache ist ein Speicher deines Webbrowsers, in dem von dir besuchte Internetseiten und deren Inhalte gespeichert werden.
Wenn eine bereits gespeicherte Internetseite später erneut benötigt wird, kann sie aus dem Cache schneller aufgerufen werden, als wenn sie erneut vom World Wide Web heruntergeladen werden muss.
Natürlich sind dann aber oft die neuesten Änderungen in der alten, gespeicherten Version noch nicht sichtbar, obwohl sie eigentlich vorhanden sind.
Wie das Cache-Leeren bei den einzelnen Browsern (Edge, Chrome, Firefox, Safari) funktioniert, liest du hier.
Die sogenannte Patienten-Identifikationsnummer dient vor allem zur eindeutigen Erkennung deiner Patient:innen. Namen können doppelt vorkommen, aber jeder deiner Patient:innen hat nur eine individuelle Identifikationsnummer. Diese ist eindeutig und ändert sich auch nicht.
Was auch noch wichtig ist: Die Patienten ID ist anonym. Sollte also einmal bei einer/m deiner Patient:innen ein Problem auftreten, können wir dies anonymisiert in einer Kopie deiner Datenbank nur mit dieser Nummer nachverfolgen, ohne einen Namen zu benötigen bzw. zu sehen.
So bleiben alle Daten geschützt und wir können dir trotzdem weiterhelfen.
Die Identifikationsnummer deiner Patient:innen und Kund:innen findest du entweder unter Behandlungen in der Patientenübersicht in der ID-Spalte (ggf. musst du die Spalte in der Spaltenauswahl erst einblenden) oder beim Patienten/der Patientin selbst unter Stammdaten > Patientendaten > Patienteninformationen oben auf der rechten Seite.
Nein, denn dann würde der Sinn der ID verloren gehen.
Die Kalenderansicht ist nicht so, wie sie sein sollte, deine Termine sind zeitversetzt? Daran könnte es liegen:
Wenn deine Kalendertermine komisch zeitversetzt angezeigt werden, liegt es oft daran, dass die Zeitzone des Betriebssystems falsch eingestellt ist.
Prüfe bitte, ob bei deinem System die richtige Zeitzone ausgewählt ist. Logge dich einmal aus und wieder ein – anschließend sollte alles wieder einwandfrei funktionieren.
Abhängig davon, welche Informationen du im Patienten-Stammblatt im Feld „Anrede“ hinterlegt hast, gestaltet smartTherapy die Anrede auf der Honorarnote für dich.
Wichtig: Diese persönliche Anrede wird nur in Verbindung mit einem Kopftext gedruckt. Achte also darauf, dass der Kopftext erstellt ist.
Die Anrede bezieht sich auf den Empfänger/die Empfängerin – gibt es also verknüpfte Personen, die sich vom Patienten/der Patientin unterscheiden, basiert die Anrede auf den Einstellungen dieser Person.
Beachte, wenn du keine Anrede ausgewählt hast, wird auf der Honorarnote keine Anrede angedruckt und auch kein Patient:innenname. Die Honorarnote beginnt dann direkt mit dem definierten Kopftext. Da dieser vermutlich klein geschrieben beginnt, musst du diesen anpassen.
Im Patientenstammblatt hast du im Block „Personalisieren“ die Möglichkeit, den allgemeinen Kopftext für einen Patienten/eine Patientin zu überschreiben. Wenn du keine Anrede verwenden möchtest, aber trotzdem einen fixen einleitenden Text für einen Patienten/eine Patientin auf der Honorarnote schreiben willst, kannst du diesen hier hinterlegen.
In die Behandlungsdetails eines Patienten gelangst du über das schwarze Menüband links im Punkt Behandlungen, indem du die entsprechende Zeile in der Behandlungsübersicht anklickst, über das Patientenstammblatt > Weitere Aktionen > Zur Behandlung oder wenn du von einem geplanten (Kalender-)Termin in die Behandlung springst. Hier findest du alle Informationen zur laufenden Behandlungsserie oder kannst eine neue Behandlungsserie starten.
Wenn du etwa über das schwarze Menüband links im Punkt Behandlungen und dann auf einen Patienten/eine Patientin geklickt hast, kommst du in die Behandlungsansicht.
In erster Linie öffnet sich hier immer zuerst die Behandlungsansicht, du kannst aber auch in einen der Reiter, die sich direkt daneben befinden wechseln. Im Reiter Dokumente kannst du etwa eingescannte oder abfotografierte Dokumente zur Behandlungsserie hochladen oder in der Liste aller Dokumente ein bereits hochgeladenes Dokument öffnen.
Im Reiter Finanzen siehst du alle Rechnungen, die du zu diesem Patienten/dieser Patientin bereits erstellt hast und kannst diese dort einsehen.
Im Reiter Terminübersicht findest du, wie auch im Kalender, nochmals eine Übersicht über alle vereinbarten Termine.
Mehr Infos dazu findest du hier.
Wenn du in der Regel ohne Verordnung arbeitest, kannst du das in den Einstellungen unter Dokumentation > Behandlungsverlauf so definieren und alle zukünftig gestarteten Behandlungsserien werden automatisch ohne Verordnung angelegt. Statt auf Neue Verordnung zu klicken, wählst du einfach Neuer Termin, um eine Behandlungsserie zu starten.
Fragen zu ELDA (Ö)
Du kannst diese spezielle Sozialversicherungsnummer (SVN) mit Monat 13 bei uns direkt angeben.
In anderen Ländern kommt es teilweise nicht zu einer sofortigen Erfassung der Neugeborenen. Oft erfolgt diese nur einmal jährlich. Weiters wird dann nicht das exakte Geburtsdatum verwendet, sondern früher der 1. des Monats Juli oder Jänner, jetzt das Monat 13.
Bei Menschen mit Flüchtlingsstatus, beziehungsweise Arbeitnehmer:innen, die aus dem Ausland zugezogen sind und bislang noch keine österreichische Versicherungsnummer hatten, wird das Geburtsdatum in der SVN mit XX.13.XXXX angeführt.
Bitte versuche nicht ein Geburtsdatum mit dem Monat 13 zu erfassen – unsere Datumsfelder haben immer die Prüfung auf ein korrektes Datum hinterlegt, daher kann man kein 13. Monat eingeben. Lasse in diesem Fall das Geburtsdatum am besten leer.
Du kannst aber das Feld SVNR verwenden, und hier eine SVNR in der Form 0000TTMMYY -> 0000221319 eingeben, um den Status auf der Honorarnote ersichtlich zu machen. Die SVNR wird dann automatisch in dieser Form auf der Honorarnote angedruckt.
Ja, die Abrechnung über Elda mit einer SVNR mit Monat 13 ist möglich. Das Feld „Geboren am“ muss jedoch frei bleiben.
Im Einstellungsmenü (Zahnrad rechts oben) hast du unter dem Punkt Abrechnung die Möglichkeit, die eld@ Direktabrechnung mit Krankenkassen zu aktivieren.
Ist dieser Schritt erfolgt, füllst du in den vorgegebenen Pflichtfeldern den Namen, die Vertragspartnernummer und das Fachgebiet aus. Hast du diese Eingaben bestätigt, wird die Aktivierung ausgeführt.
Weitere Details findest du hier.
Die elda Abrechnung besteht aus 2 Schritten:
- Exportdatei erstellen
- Exportdatei am eld@ Portal unter www.elda.at hochladen
Wie genau du diese beiden Schritte umsetzen kannst, wird in unserem Hilfe-Center Beitrag ausführlich & detailliert erläutert.
Keine Sorge, wenn du bei der ELDA-Direktverrechnung mal ein Problem haben solltest. Wir haben eine Liste der häufigsten Probleme & Lösungen in unserem Hilfe-Center für dich zusammengestellt.
Als österreichische Wahltherapeut:in oder Wahlärzt:in hast du die Möglichkeit, Honorarnoten für die Patient:innen direkt bei deren Krankenkasse einzureichen.
Du benötigst dazu eine Vertragspartnernummer. Diese kann per Mail über wahonline@oegk.at beantragt werden. Des Weiteren ist ein eld@ Online–Zugang und die Positionsnummern der angebotenen Leistungen pro Krankenkasse erforderlich. Dann kannst du unter Einstellungen > Abrechnung > eld@ WAH die Funktion einfach mit dem Schieberegler aktivieren.
Die genaue Anleitung mit Screenshots der einzelnen weiteren Schritte findest du dann hier.