Smarte Antworten auf Deine Fragen!​

Hier findest Du alle Antworten auf die gängigsten Fragen zu synaptos und allen enthaltenen Funktionen.

Allgemeines

synaptos ist eine mit dem Innovations- und Forschungspreis des Landes Kärnten 2017 ausgezeichnete Software, die in Österreich und Deutschland von Therapeut:innen und Dienstleister:innen der unterschiedlichsten Berufsgruppen genutzt werden kann.

synaptos ist auf therapeutische Berufe fokussiert. Unsere Kund:innen arbeiten in der Physiotherapie, Psychotherapie, Ergotherapie, Osteopathie, Logopädie, Massage, Heilpraxis, im Hebammen-Beruf, in der Podologie, der Ernährungstherapie und mehr.

synaptos ist sowohl für Einzelpraxen als auch für Gruppenpraxen geeignet. Die Funktionen sind so ausgelegt, dass auch eine interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Therapeut:innen aus den unterschiedlichsten Gebieten bestens funktioniert.

Wenn Du Dich für synaptos entschieden hast, dann wechsle einfach auf https://synaptos.at/preise/. Dort wählst Du Dein gewünschtes Paket aus, gibst es in den Warenkorb und durchläufst den Bestellprozess.

Wenn Du dabei unsicher sein solltest, dann lies Dir gerne unsere Anleitung zum Bestellvorgang im Hilfe-Center durch.

Ja, Physio Austria Mitglieder erhalten mit einem Gutscheincode einen 5%-Rabatt bei synaptos. Dieser ist nicht mit anderen Aktionen oder Gutscheinen kombinierbar.

Melde Dich einfach bei uns und wir geben Dir den Gutscheincode weiter: support@synaptos.at.

Ja, ab 5 Gruppenmitgliedern in der Gemeinschaftspraxis gibt es bei synaptos einen 15%-Gruppenrabatt – denn wir finden: The More The Merrier! Melde Dich einfach bei uns im Support (support@synaptos.at) und nenne uns die Benutzernamen aller Gruppenmitglieder, wenn Deine Gemeinschaftspraxis 5 oder mehr Mitglieder erreicht hat, und wir gewähren Dir den Gruppenrabatt.

Bei bereits existierenden Abos kann der Rabatt nicht rückwirkend angewendet werden, sondern wird bei der nächsten Verlängerung berücksichtigt.

Ja, natürlich. Wir wollen, dass Du Dich mit Deiner Entscheidung für synaptos wohlfühlst und Dir sicher bist, die richtige Wahl getroffen zu haben. Du hast die Möglichkeit die Software 14 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen. Die Testversion enthält die Top-Funktionen und gibt Dir einen ersten Eindruck von der Arbeitsweise mit synaptos.

Wenn Du darüber hinaus mehr Funktionen testen möchtest, dann ist das kein Problem. Melde Dich einfach bei uns im Support (support@synaptos.at) und wir schalten Dir zum Testen zusätzliche Funktionen frei.

Du kannst Dich während der 14 Tage bereits dafür entscheiden, ein Abo abzuschließen. Wenn Du das nicht möchtest, läuft die Testversion einfach aus. Ohne Kosten oder Verpflichtungen. Du gibst auch zum Testen keinerlei Bankdaten an uns bekannt.

Keine Sorge, die Testphase läuft einfach aus und Du tappst nicht in irgendeine Abo-Falle, da Du uns ja zum bloßen Testen auch keine Bankdaten o. Ä. bekannt geben musst. Du musst auch nichts mehr tun, nachdem Du 14 Tage getestet hast. Deine Daten werden nach einer gewissen Zeit aus unserem System gelöscht. Es entstehen keine Verpflichtungen und Kosten.

Selbstverständlich ist ein Wechsel jederzeit möglich. Du musst nicht auf das nächste Jahr oder den kommenden Jahresabschluss warten, um zu wechseln – wähle einen Stichtag (praktisch ist immer der 1. eines Monats) und schon startest du mit synaptos smart durch!

Folgende Punkte sind dabei zu beachten:

  • Patientenstammdaten
  • Registrierkasse
  • Honorarnoten/Rechnungen
  • Dokumentation
  • Kalender

Alle Details dazu findest Du hier.

Nein, da synaptos eine sogenannte Software as a Service (SaaS) ist läuft alles zentral und wird nicht auf einem bestimmten Deiner Endgeräte installiert. Du benötigst für die Nutzung von synaptos nur eine stabile Internetverbindung und einen Internet-Browser.

Wenn Du Dich bei uns für ein kostenloses 14-tägiges Testabo entschieden hast, dann musst Du nach Ablauf des Testzeitraums gar nichts machen. Das Testabo läuft einfach aus, es gibt bei uns keine Abofalle, in die Du dann hineintappst; vor allem da Du für das Testabo auch keine Bankdaten angeben musst.

Die Testdaten, die Du in den 14 Tagen eingegeben hast, werden von uns vorschriftsmäßig nach einer gewissen Zeit gelöscht. Dazu musst Du nichts tun.

Wenn Du Dich nach der kostenlosen Testphase nicht für ein synaptos-Abo entscheidest, dann musst Du bezüglich Deiner Testdaten gar nichts machen. Die Testdaten, die Du in den 14 Tagen eingegeben hast, werden von uns nach einer gewissen Zeit gelöscht.

Wenn Du Dich nach dem Testen für ein synaptos-Abo entscheidest und in der kostenlosen Testphase fleißig getestet hast, dann empfehlen wir Dir – bevor Du richtig loslegst – entweder die komplette Datenbank zu bereinigen oder zumindest alle Testbelege und -rechnungen zu löschen, damit die Buchhalten sauber wieder bei 1 beginnt.

Dafür gehst Du in der Praxissoftware oben rechts auf das Zahnrad zu den Einstellungen > Weitere Funktionen > Daten löschen. Hier kannst Du anschließend wählen, ob Du alle Belege löschen möchtest oder die gesamte Datenbank.

ACHTUNG: Die gesamte Datenbank solltest Du wirklich nur löschen, wenn Du nach dem Testen neu beginnen möchtest und die Daten nicht mehr brauchst! Durch die Löschung der Datenbank gehen alle erfassten Daten wie Stammdaten, Behandlungen, sämtliche Belege und Kalendertermine unwiderruflich verloren.

Wenn Du Dein Abo bei synaptos kündigen möchtest, kannst Du dies zum Ende eines jeden Monats unter Einhaltung einer einmonatigen Kündigungsfrist jederzeit tun. WICHTIG: Dies musst Du selbständig in der Aboverwaltung (Mein Konto > Meine Abonnements) durchführen. Mit einer Kündigung gilt das Vertragsverhältnis noch für die Restlaufzeit des laufenden Abos (vor allem bei einem Jahresabo relevant!).

Du hast mehrere Möglichkeiten, wie Du bei einer Kündigung vorgehen kannst, da wir ja auch Deine Daten verwalten. Es gibt die Möglichkeit der Kündigung mit Datenaufbewahrung, die Kündigung ohne Datenaufbewahrung und die Möglichkeit, Dein Abo – etwa im Falle einer Karenz – einfach stillzulegen.

Mehr Informationen dazu findest Du hier.

Wenn Du Dich zum Kündigen entschieden hast, logge Dich dafür einfach unter www.synaptos.at in Deinem Benutzerkonto bei uns ein. Im Menü wechselst Du anschließend auf „Meine Abonnements“ und dort kannst Du entweder direkt auf „Kündigen“ klicken oder Du wählst „Paket wechseln“, wenn Du auf das Pausieren Abo oder das Datenaufbewahrungspaket wechseln möchtest.

Wenn Du Dich nicht einloggen kannst, könnte es daran liegen:

  • Du hast Dein Passwort geändert, aber möglicherweise im Browser noch das alte Passwort gespeichert.
  • Du verwendest den falschen Benutzernamen oder es hat sich ein Tippfehler eingeschlichen.
  • Dein Abo ist abgelaufen oder Du hast gekündigt.
  • Es gibt Probleme mit Deiner Internetverbindung.
  • Deine hinterlegte Kreditkarte für die Zahlung ist abgelaufen oder es gab Änderungen bei Deinem Bankkonto? Wenn sich die Zahlungsart ändert und der automatische Zahlungseinzug nicht mehr funktioniert, wird Dein Abo sofort pausiert und Du kannst Dich nicht mehr einloggen. In diesem Fall melde Dich bitte gleich bei uns unter support@synaptos.at.

Nichts von dem ist der Fall? Dann beende einfach noch einmal Deinen Browser und starte nochmal ganz von vorne. Tatsächlich werden solche Probleme häufig damit gelöst. Versuche zusätzlich, den Cache Deines Browsers zu leeren. Wie das geht, findest Du in diesem Artikel.

Dein Passwort änderst Du, indem Du Dich auf unserer Website einloggst und rechts den Menüpunkt „Kontoeinstellungen“ auswählst. Unter „Mein Konto“ findest Du dann den Unterpunkt „Passwort ändern“. Hier kannst Du ganz einfach ein neues Passwort festlegen. Mit diesem Passwort kannst Du Dich, wie gewohnt, auf unserer Website sowie in der Software anmelden.

Nein, das ist leider nicht möglich. Den Benutzernamen, den Du Dir zu Beginn aussuchst, kannst Du leider nicht mehr ändern – dieser bleibt also immer derselbe. Der Grund ist, dass wir mit diesem Benutzernamen im Hintergrund Deine Datenbank anlegen und hierbei ein Wechsel nicht mehr möglich ist.

Wenn Du Dir einmal nicht mehr sicher bist, wie Dein Benutzername genau lautet oder wir Dich am Support-Telefon danach fragen, dann kannst Du ihn ganz leicht herausfinden – vorausgesetzt, Du bist gerade in synaptos angemeldet und hast das Programm geöffnet.

Rechts oben, neben dem Zahnrad für die Einstellungen findest Du ein Profil in einem Kreis. Wenn Du auf dieses klickst, siehst Du „Angemeldet als“ und darunter Deinen Benutzernamen, mit dem Du angemeldet bist.

Wenn Du synaptos gerne auf einem mobilen Endgerät nutzen möchtest, dann ist das natürlich möglich.

Wenn Du ein Apple-Gerät besitzt, dann kannst Du synaptos über Deinen Browser installieren und die Adressleiste dadurch ausblenden (iOS).

Für Android kannst Du Dir unsere smartTherapy-App kostenlos im Google Play Store und in der Huawei AppGallery herunterladen. Für iOS ist derzeit leider keine App geplant.

Hinweis: Wir empfehlen Dir diese Anwendung über Chrome zu installieren, auch wenn Du ein iOS-Gerät nutzt, da die Applikation so am besten funktioniert!

Ja, ein Drehen der Bilder ist nach erneutem Öffnen des Bildes möglich. Dazu finden sich rechts unten im Popup zwei Pfeile, die das Bild nach rechts oder links drehen lassen.

Aktuell gibt es nur die Möglichkeit Fotos in synaptos hochzuladen – für Videos ist dies bislang noch nicht möglich. Wir möchten diese Funktion zukünftig jedoch anbieten und arbeiten an der Umsetzung.

Ja, diese gibt es in Form unserer alle zwei Wochen stattfindenden Webinare, an denen Du kostenlos teilnehmen kannst und wo du in etwa 45-60 Minuten einen Einblick in die Top-Funktionen von synaptos und ein praxisnahes Anschauungsbeispiel von uns serviert bekommst.

Hier kannst Du Dich kostenlos für unsere Webinare registrieren.

synaptos erstellt den Jahresbeleg Deiner Registrierkasse automatisch, sobald Du den ersten Beleg im neuen Jahr erstellt hast. Du kannst den Jahresbeleg aber auch manuell erstellen, und zwar unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege. Du findest den generierten Jahresbeleg dann unter Finanzen > Barbelege als letzten Beleg im Vorjahr bzw. Dezember des Vorjahres.

Alle Informationen zur Registrierkasse und dem Jahresbeleg findest Du hier.

Es kann sein, dass Dein Browser-Cache gelöscht werden muss. Der Browser-Cache ist ein Speicher Deines Webbrowsers, in dem von Dir besuchte Internetseiten und deren Inhalte gespeichert werden.

Wenn eine bereits gespeicherte Internetseite später erneut benötigt wird, kann sie aus dem Cache schneller aufgerufen werden, als wenn sie erneut vom World Wide Web heruntergeladen werden muss. Natürlich sind dann aber oft die neuesten Änderungen in der alten, gespeicherten Version noch nicht sichtbar, obwohl sie eigentlich vorhanden sind.

Wie das Cache-Leeren bei den einzelnen Browsern (Edge, Chrome, Firefox, Safari) funktioniert, liest du hier.

Antworten zum Kalender

Wenn Du Deinen Kalender mit dem Kalender auf Deinem Smartphone oder Tablet synchronisieren möchtest, dann findest Du hier eine Anleitung zur Kalendersynchronisation.

Du kannst aber auch unsere mobile App benutzen und über Dein Smartphone oder Tablet schnell in synaptos einsteigen.

Für mehr Diskretion gibt es die Möglichkeit im Kalender den Inkognitomodus zu aktivieren. So kannst Du Termine anonymisiert im Kalender eintragen und das direkt mit den Patienten und Patientinnen gemeinsam. Wenn Du den Inkognitomodus wieder deaktivierst, siehst Du erneut alle Informationen auf einen Blick.

Gehe dafür direkt in den Kalender, wähle den Aktionsbutton (…) rechts oben und aktiviere mit dem grünen Haken den Inkognitomodus.

Wenn Du möchtest, kannst Du es Deinen Patienten und Patientinnen ermöglichen ihre Termine online zu buchen. Natürlich kannst Du deren Terminpräferenzen auch ablehnen, wenn diese sich nicht mit Deinen decken.

Die Einrichtung der Online-Terminbuchung besteht aus mehreren Schritten, die aufeinander aufbauen. Du findest sie in synaptos unter Einstellungen > Kalender > Online Terminbuchung und auch in unserem Hilfe-Center haben wir eine ganz detaillierte Beschreibung für Dich zusammengestellt.

Die Farben im Kalender können mit der Funktion „Praxisstandorte“ genutzt werden. Diese ist grundsätzlich für die farbliche Trennung zweier Standorte gedacht, doch kann sie genauso gut für die individuelle farbliche Gestaltung im Kalender genutzt werden.

Um so einen Standort (der dann wie gesagt auch anders genützt werden kann) anzulegen, klickst du einfach links im schwarzen Menü-Band auf Stammdaten > Praxisstandorte. Hier kannst du neue Standorte erstellen, zum Beispiel den Standort „Pause“ mit der Farbe Blau.

Ist dies erledigt, kannst Du, wenn Du im Kalender-Pop-Up einen neuen Termin anlegst, den gewünschten Standort bzw. wie Du ihn eben bezeichnet hast und damit auch die Farbe auswählen.

HINWEIS: Diese Funktion ist erst ab dem Sorglos Paket in synaptos inkludiert.

Ja, das ist möglich und muss nur eingerichtet werden. Dies erledigst Du direkt in synaptos unter Einstellungen > Praxiseinstellungen > SMS-Versand. Unsere verschiedenen Pakete enthalten unterschiedlich viele, bereits im Paketpreis inkludierte SMS (siehe Preise-Seite).

Im Artikel Terminerinnerung per SMS/E- Mail bekommst Du noch mehr Infos zur Konfiguration dieses Features.

Nach Überschreitung der monatlich inkludierten SMS können trotzdem weiterhin SMS-Terminerinnerungen versendet werden – keine Sorge! Deine Erinnerungen werden nicht einfach von uns abgeschaltet. Die zusätzlich versendeten SMS-Terminerinnerungen werden dann einfach am Ende jedes Quartals zum Tarif von € 0,12 von uns nachverrechnet.

Leider kommt es hin und wieder vor, dass ein Patient/eine Patientin einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen kann. In Deinen Geschäftsbedingungen (AGB) kannst Du festhalten, dass im Falle von kurzfristigen Absagen auch Ausfallskosten verrechnet werden, wenn Du das möchtest.

Natürlich steht es Dir trotzdem frei, fallweise zu entschieden, ob Du diese auch wirklich einhebst oder nicht. Denn: Egal, ob eine kurzfristige Terminabsage oder mit ausreichend Vorlaufzeit, Terminabsagen sind immer mit Aufwand und eventuellen Leerläufen für Dich verbunden. Alle Möglichkeiten damit in synaptos umzugehen, findest Du hier.

Wenn Deine Kalendertermine zeitversetzt im Praxiskalender angezeigt werden, liegt es oft daran, dass die Zeitzone Deines Betriebssystems falsch eingestellt ist (etwa nach einer Reise). Prüfe bitte, ob bei Deinem System die richtige Zeitzone ausgewählt ist. Logge Dich einmal aus und wieder ein – anschließend sollte alles wieder einwandfrei funktionieren.

In unserer Praxissoftware unterscheiden wir zwischen Kalendertermin und Behandlungstermin. Diese ist eine entscheidende Differenzierung, die es zu beachten gilt.

  • Ein Kalendertermin dient lediglich der Terminplanung im Praxiskalender. Dort wird der geplante Zeitpunkt festgehalten, zu dem ein Patient/eine Patientin erscheinen soll bzw. wird. Dieser wurde noch nicht zwingend durchgeführt.
  • Erst, wenn aus dem Kalender-Pop-up heraus in die Behandlung gewechselt wird oder in der Behandlungsansicht ein vereinbarter Termin mittels Drag-und-Drop in den Verlauf der dokumentierten Termine gezogen wird, handelt es sich um einen Behandlungstermin. Dies ist ein Termin, der tatsächlich durchgeführt wurde bzw. stattgefunden hat. Behandlungstermine können eine Dokumentation, ggf. eine Diagnose und interne Notiz beinhalten und auch die Leistung(en), die den Patient:innen verrechnet werden.
  • Außerdem gibt es noch Abgesagte Termine: Sollte ein:e Patient:in oder Du selbst einen Termin einmal nicht wahrnehmen können, kannst Du diesen direkt im Kalender-Pop-up absagen. Anschließend steht dieser durchgestrichen in Deinem Kalender.
  • Im Menü „Weitere Aktionen“ in der Behandlungsansicht findest Du auch die Terminart Ausfallskosten. Sagt ein:e Patient:in zu spät ab und Du möchtest die Kosten für die Behandlung trotzdem in Rechnung stellen, kannst Du den Termin in einem Schritt absagen und Ausfallskosten verrechnen, indem Du im Kalendertermin auf den Button „Ausfallskosten“ klickst. Der Ausfallskosten-Termin beeinflusst den Terminzähler aber nicht, damit Du immer einen akkuraten Überblick über die tatsächlich durchgeführten Behandlungstermine hast.
  • Unterbrechung: Kommt ein:e Patient:in für einen längeren Zeitraum nicht zur Behandlung, kannst Du eine Unterbrechung im Verlauf hinterlegen.
  • Extraleistung: Möchtest Du Deinen Patient:innen eine Extraleistung oder ein Produkt verrechnen, dann kannst Du das über die Terminart Extraleistung tun, ohne dass der Terminzähler in Deiner Behandlung dadurch beeinflusst wird. Es erscheint ein Termin mit einem Stern im Verlauf, in dem Du Deine Extraleistung einfügen und verrechnen kannst.

Mehr Infos zu Terminarten findest Du im Hilfe-Center.

Kalendertermine dienen Deiner Terminplanung (vereinbarte Termine) und sind im Kalender ersichtlich. Behandlungstermine sind Termine, die tatsächlich stattgefunden haben und eine Dokumentation oder Leistung beinhalten. Behandlungstermine sind nur in den Behandlungsdetails der Patient:innen ersichtlich.

Wenn Du einen Kalendertermin bereits durchgeführt hast, sprich im Kalendertermin auf den Button „Behandlung durchführen“ geklickt hast, kann dieser nicht mehr abgesagt werden. Durch den Klick auf den Button „Behandlung durchführen“ gilt dieser Termin im System als tatsächlich durchgeführt. Willst Du den Kalendertermin trotzdem absagen, musst Du zuerst den dazugehörigen Behandlungstermin löschen.

Unter dem Menüpunkt „Auswertungen“ findest Du eine Auswertung mit dem Titel „Abgesagte Termine“.

Die Terminnummerierung von Kalenderterminen orientiert sich immer an der ausgewählten Serie des Patienten/der Patientin und wie viele durchgeführte Behandlungstermine es in dieser Serie bereits gibt. Nehmen wir an, Du hast einen Patienten mit 10 verordneten Terminen. Von diesen 10 Termine wurden 5 bereits durchgeführt, daher steht beim 6. Termin im Kalender dann auch 6/10 neben dem Namen des Patienten.

Unter Einstellungen > Kalendereinstellungen kannst Du die Anzeige der Terminnummerierung deaktivieren.

Kommt ein Patient/eine Patientin das erste Mal zu Dir oder ist ein Patient/eine Patientin am Ende einer Serie angelangt, wird das bei uns automatisch mit einer blauen 1️⃣ bzw. mit einer Zielflagge 🏁 markiert, damit Du auf einen Blick weißt, dass dieser Patient/diese Patientin zum ersten Mal oder das letzte Mal bei Dir in Behandlung ist.

Der Druck von vereinbarten Terminen ist erst ab dem Sorglos Paket inkludiert. Stelle dazu auch sicher, dass es vereinbarte Termine zu diesem Patienten/dieser Patientin gibt. Wurden bspw. Kalendertermine in der Zukunft bereits durchgeführt (Klick auf „Behandlung durchführen“), erscheinen diese nicht mehr auf der Liste der vereinbarten Termin, da diese im System eben schon als durchgeführt/stattgefunden gelten.

Antworten zur Dokumentation

Ja, natürlich. Wir versuchen unseren Kund:innen so viele individuelle Gestaltungsoptionen zu geben wie möglich. Deinen Befundbogen kannst Du Dir unter Einstellungen > Dokumentation > Befundvorlagen konfigurieren – mit Symptomen, Checkboxen, Radiobuttons, Textfeldern und Co., je nachdem, was Du benötigst.

In synaptos ist es tatsächlich so, dass mit einer durchgeführten Endverrechnung auch automatisch die dazugehörige Behandlungsserie geschlossen wird (bei der Teilverrechnung ist dies nicht der Fall).

Um also im Nachhinein noch etwas dokumentieren zu können, musst Du die Behandlungsserie wieder öffnen.

Dies funktioniert folgendermaßen: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin rechts auf den Aktionsbutton (…) klicken und „Behandlungsserie fortsetzen“ wählen. Doku nachtragen und über denselben Weg die Serie wieder schließen.

Die sogenannte Patienten-Identifikationsnummer dient vor allem zur eindeutigen Erkennung Deiner Patient:innen. Namen können doppelt vorkommen, aber jede:r Deiner Patient:innen hat nur eine individuelle Identifikationsnummer. Diese ist eindeutig und ändert sich auch nicht.

Was auch noch wichtig ist: Die Patienten ID ist anonym. Sollte also einmal bei einer/m Deiner Patient:innen ein Problem auftreten, können wir dies anonymisiert in einer Kopie Deiner Datenbank nur mit dieser Nummer nachverfolgen, ohne einen Namen zu benötigen bzw. zu sehen.

So bleiben alle Daten geschützt und wir können Dir trotzdem weiterhelfen.

Die Identifikationsnummer Deiner Patient:innen und Kund:innen findest Du entweder unter Behandlungen in der Patientenübersicht in der ID-Spalte (ggf. musst du die Spalte in der Spaltenauswahl erst einblenden) oder beim Patienten/der Patientin selbst unter Stammdaten > Patientendaten > Patienteninformationen oben auf der rechten Seite.

Nein, denn dann würde der Sinn der ID verloren gehen.

In die Behandlungsdetails eines Patienten gelangst Du über das schwarze Menüband links im Punkt Behandlungen, indem Du die entsprechende Zeile in der Behandlungsübersicht anklickst, über das Patientenstammblatt > Weitere Aktionen > Zur Behandlung oder wenn Du von einem geplanten (Kalender-)Termin in die Behandlung springst. Hier findest Du alle Informationen zur laufenden Behandlungsserie oder kannst eine neue Behandlungsserie starten.

Wenn Du etwa über das schwarze Menüband links im Punkt Behandlungen und dann auf einen Patienten/eine Patientin geklickt hast, kommst Du in die Behandlungsansicht.

In erster Linie öffnet sich hier immer zuerst die Behandlungsansicht, Du kannst aber auch in einen der Reiter, die sich direkt daneben befinden wechseln.

Im Reiter Dokumente kannst Du etwa eingescannte oder abfotografierte Dokumente zur Behandlungsserie hochladen oder in der Liste aller Dokumente ein bereits hochgeladenes Dokument öffnen.

Im Reiter Finanzen siehst Du alle Rechnungen, die Du zu diesem Patienten/dieser Patientin bereits erstellt hast und kannst diese dort einsehen.

Im Reiter Terminübersicht findest Du, wie auch im Kalender, nochmals eine Übersicht über alle vereinbarten Termine.

Mehr Infos dazu findest Du hier.

Antworten zur Abrechnung

Um Deine Abrechnung noch übersichtlicher zu machen, kannst Du auch gerne für jeden Standort eine eigene Rechnungs-/Belegvorlage mit der jeweiligen Adresse hinterlegen.

Gehe dafür unter Einstellungen > Abrechnung > Beleggestaltung. Dort kannst Du eine neue Belegvorlage im A4 Format als PDF hochladen und dem jeweiligen Standort zuweisen. Du hast die oberen und unteren 3 cm der Seite zur freien Gestaltung zur Verfügung.

Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du im Hilfecenter unter Beleggestaltung.

In synaptos ist es tatsächlich so, dass mit einer durchgeführten Endverrechnung auch automatisch die dazugehörige Behandlungsserie geschlossen wird (bei der Teilverrechnung ist dies nicht der Fall).

Um also im Nachhinein noch etwas dokumentieren zu können, musst Du die Behandlungsserie wieder öffnen.

Dies funktioniert folgendermaßen: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin rechts auf den Aktionsbutton (…) klicken und „Behandlungsserie fortsetzen“ wählen. Doku nachtragen und über denselben Weg die Serie wieder schließen.

Die Funktion Belege schwärzen ist in den Einstellungen verfügbar und sorgt für absolute Diskretion, sobald Belege nach außen transportiert werden.

Um sie zu benutzen, musst Du sie in den Einstellungen > Abrechnung > Belege und Honorarnoten manuell aktivieren. Wie das funktioniert, siehst Du ausführlich erklärt hier.

Ist sie einmal aktiviert, kannst Du beim Versenden von Belegen und beim Export wählen, ob Du die originalen oder geschwärzten Belege verwenden möchtest.

Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:

  • Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
  • Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
  • Seitenränder: Standardeinstellungen
  • Kopf- / Fußzeile: Ausblenden

Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.

Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.

Patienten und Patientinnen benötigen eine Honorarnote, die sie bei der Krankenkasse zur Rückerstattung einreichen können.

Dafür müssen auf der Rechnung zusätzliche Informationen angegeben werden. Die genauen Anforderungen, welche Daten auf der Honorarnote vorhanden sein müssen, können von Kasse zu Kasse variieren. Mit synaptos kannst Du diese aber entsprechend den Wünschen der Krankenkasse auswählen.

  • UID Nummer der Krankenkasse: Seit kurzer Zeit wird dies von einzelnen Kassen gefordert, daher findest Du diese automatisch auf der Honorarnote angedruckt.
  • Diagnosetext: Du kannst den Diagnosetext mit synaptos optional auf der Honorarnote schwärzen. So schützt du die Daten Deiner Patient:innen, wenn Du die Honorarnote nach außen weitergibst (Krankenkasse, Steuerberater:in).
  • Außerdem benötigen die Krankenkassen eine Zahlungsbestätigung.

Wenn bereits bar bezahlt wurde, steht der Text „Betrag dankend erhalten“ auf der Honorarnote. Dein Patient/deine Patientin muss keine separate Zahlungsbestätigung einreichen.

Grundsätzlich sind eine Rechnung und eine Honorarnote dasselbe. Es gelten dieselben Formvorschriften, jedoch gibt es in Österreich unterschiedliche Bezeichnungen, abhängig von der Berufsgruppe.

BEACHTE: In Deutschland wird der Begriff Rechnung einheitlich genutzt!

Sobald Du Patient:innen behandelst und dafür ein Entgelt erhalten sollst, erstellst Du eine Honorarnote/Rechnung.

Die Honorarnote ist kein Beleg und darf auch nicht verwechselt werden. Wenn ein Patient/eine Patientin bar bezahlt und Du einen Beleg erstellst, dann muss für die Einreichung bei der Krankenkasse in Österreich eine Bar-Honorarnote erstellt werden. Nur diese gilt als gültige Honorarnote/Rechnung.

Ein Beleg, Barbeleg, Kassenbon oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.

Ein Beleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen.

In Deutschland zählt zur Barzahlung nur die tatsächliche Bezahlung mit Bargeld.

Sobald Deine Leistung bar bezahlt wird, musst Du einen Beleg ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte. Diese Zahlungsarten sind registrierkassenpflichtig.

In Deutschland hingegen ist nur die tatsächliche Barzahlung mit Bargeld registrierkassenpflichtig.

Beachte: Du musst auch einen Beleg ausstellen, wenn Du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend:  https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1. Der Unterschied ist hier nur, dass der Beleg keinen QR- Code enthält.

Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt meist erst im Nachhinein.

Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.

Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:

Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt) 

  • Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Arzt/Ärztin etc.)
  • Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
  • Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
  • Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt inkl. Umsatzsteuer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen noch:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
  • Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
  • UID Nummer des/der Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)

Je nachdem, in welcher Reihenfolge Du die Belege erstellt hast, stehen Dir hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

  1. a) Honorarnote mit Überweisung erstellt, danach Umstellung auf Barzahlung;
  2. b) Honorarnote als bezahlt markieren mit Bezahlart „Bar“;
  3. c) Barbeleg vorab erstellt – Patient:in hat bereits bezahlt.

Alle drei Optionen erklären wir Dir im Detail in unserem Hilfe-Center.

Antworten zu ELDA (AT)

Im Einstellungsmenü (Zahnrad rechts oben) hast Du unter dem Punkt Abrechnung die Möglichkeit, die eld@ Direktabrechnung mit den österreichischen Krankenkassen zu aktivieren.

Ist dieser Schritt erfolgt, füllst Du in den vorgegebenen Pflichtfeldern den Namen, die Vertragspartnernummer und das Fachgebiet aus. Hast Du diese Eingaben bestätigt, wird die Aktivierung ausgeführt. Weitere Details findest Du hier.

Die elda-Abrechnung besteht aus 2 Schritten:

  1. Exportdatei erstellen
  2. Exportdatei am eld@ Portal unter www.elda.at hochladen

Wie genau Du diese beiden Schritte umsetzen kannst, wird in unserem Hilfe-Center Beitrag ausführlich & detailliert erläutert.

Keine Sorge, wenn du bei der ELDA-Direktverrechnung mal ein Problem haben solltest. Wir haben eine Liste der häufigsten Probleme & Lösungen in unserem Hilfe-Center für dich zusammengestellt.

Als österreichische Wahltherapeut:in oder Wahlärzt:in hast Du die Möglichkeit, Honorarnoten für die Patient:innen direkt bei deren Krankenkasse einzureichen.

Du benötigst dazu eine Vertragspartnernummer. Diese kann per Mail über wahonline@oegk.at beantragt werden. Des Weiteren ist ein eld@ OnlineZugang und die Positionsnummern der angebotenen Leistungen pro Krankenkasse erforderlich. Dann kannst Du unter Einstellungen > Abrechnung > eld@ WAH die Funktion einfach mit dem Schieberegler aktivieren.

Die genaue Anleitung mit Screenshots der einzelnen weiteren Schritte findest Du hier.

Ja, die Abrechnung über Elda mit einer SVNR mit Monat 13 ist möglich. Das Feld „Geboren am“ muss jedoch frei bleiben.

Du kannst diese spezielle Sozialversicherungsnummer (SVN) mit Monat 13 bei uns direkt angeben.

In anderen Ländern kommt es teilweise nicht zu einer sofortigen Erfassung der Neugeborenen. Oft erfolgt diese nur einmal jährlich. Weiters wird dann nicht das exakte Geburtsdatum verwendet, sondern früher der 1. des Monats Juli oder Jänner, jetzt das Monat 13.

Bei Menschen mit Geflüchtetemstatus, beziehungsweise Arbeitnehmer:innen, die aus dem Ausland zugezogen sind und bislang noch keine österreichische Versicherungsnummer hatten, wird das Geburtsdatum in der SVN mit XX.13.XXXX angeführt.

Bitte versuche nicht ein Geburtsdatum mit dem Monat 13 zu erfassen – unsere Datumsfelder haben immer die Prüfung auf ein korrektes Datum hinterlegt, daher kann man kein 13. Monat eingeben. Lasse in diesem Fall das Geburtsdatum am besten leer.

Du kannst aber das Feld SVNR verwenden, und hier eine SVNR in der Form 0000TTMMYY -> 0000221319 eingeben, um den Status auf der Honorarnote ersichtlich zu machen. Die SVNR wird dann automatisch in dieser Form auf der Honorarnote angedruckt.

Die Bestätigung, dass Du synaptos nützt und dass WAHonline/ELDA bei Dir implementiert wurde, stellen wir Dir jederzeit gerne aus.

Melde Dich dazu einfach bei uns unter support@synaptos.at und wir senden Dir – so schnell es geht – die Bestätigung für die Krankenkasse zu.

Antworten zur Registrierkasse (AT)

Bei synaptos gibt es keinerlei Gebühren im Zusammenhang mit der Registrierkasse. Du musst weder für die Einrichtung noch für den Betrieb der Registrierkasse eine Gebühr bezahlen. Du aktivierst die Registrierkasse einfach in den Einstellungen in synaptos und wir richten die Kasse für Dich ein. Anschließend senden wir Dir noch eine Mail mit allen Informationen, die Du für den Abschluss der Einrichtung in Finanzonline benötigst.

Es ist leider nicht möglich, eine bestehende Registrierkasse in unser System zu integrieren.

Wenn mit unserem System Barbelege über eine Registrierkasse erstellt werden sollen, dann muss die von synaptos zur Verfügung gestellte Registrierkasse aktiviert und genutzt werden.

Diese ist kostenlos und kann jederzeit unter Einstellungen > Registrierkasse aktiviert werden.

Diese Informationen erhältst Du von uns auch per Mail und Du findest sie natürlich auch in unserem Hilfe-Center. Bitte führe die folgenden 2 Schritte aus, um die Registrierkasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Betrieb zu nehmen:

Dazu starte bitte synaptos wie gewohnt im Web-Browser. Solltest Du bereits angemeldet sein, bitte einmal ab- und dann gleich wieder anmelden.

Registrierkasse fertig einrichten und bei Finanzonline registrieren

  1. Startbeleg erstellen: Wechsle im Hauptmenü in die > Regkasse, um den Startbeleg zu erstellen: Oben rechts zunächst auf „Vorschau“ und dann auf „Erstellen“ klicken. Es ist nicht nötig den Startbeleg sofort auszudrucken. Du kannst den Startbeleg auch später in der Belegübersicht aufrufen, anschauen und ausdrucken.
  2. Kasse beim Finanzamt registrieren: Sobald der Startbeleg erstellt ist, muss die Regkasse innerhalb 1 Woche beim Finanzamt angemeldet werden. Führe bitte sowohl die Registrierung der Signaturerstellungseinheit (SEE) als auch der Regkasse beim Finanzamt mittels FinanzOnline (FON) durch.

Die nötigen Informationen findest Du unter Einstellungen > Registrierkasse > Sicherheitseinrichtung für Regkasse.

Die Anmeldung bzw. die Prüfung des Starbelegs kann auch Dein Steuerberater oder Deine Steuerberaterin vornehmen. Wir können dies leider nicht für Dich erledigen, da wir über keine direkte Anbindung verfügen.

Details zur Anmeldung in Finanzonline findest Du bei der WKO.

  1. Überprüfung der Registrierung
    Nach der Anmeldung führe bitte die Prüfung des Startbelegs durch (später ist nur noch der Jahresbeleg zu prüfen). Für diese Prüfung benötigst du die Belegcheck-App des BMF. Du findest diese App ganz leicht im App-Store Deines Tablets oder Smartphones. 

Beim Erstellen eines Barbeleges mit aktiver Registrierkasse wird ein Teil der Daten des Beleges von einem Technologiepartner signiert. Das Ergebnis wird dann als QR-Code auf dem Beleg angedruckt. Wie bei allen Technologien kann es hier zu kurzzeitigen Ausfällen oder sonstigen Problemen kommen.

Keine Sorge, synaptos ist dafür ausgelegt, diese Probleme ordnungsgemäß zu verarbeiten und zu lösen. Du kannst also einfach weiterarbeiten und eine Bereinigung des Problems findet automatisch statt.

Eine Liste der möglichen Probleme mit der Registrierkasse, wie diese sich äußern und wie sie sich beheben lassen, findest Du im Hilfe-Center.

Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:

  • Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
  • Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
  • Seitenränder: Standardeinstellungen
  • Kopf- / Fußzeile: Ausblenden

Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.

Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.

Unsere Software erstellt den Monatsbeleg und den Jahresbeleg für Dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats bzw. bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr. Du musst Dich also um nichts kümmern.

Wenn Du aber trotzdem einmal einen vorzeitigen Monats- oder Jahresbeleg oder einen Nullbeleg manuell erstellen möchtest, kannst Du dies unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege tun. Alle Infos zu den Belegen, die die Registrierkasse erstellen kann, findest Du hier.

Vertraue auf die Meinung Deiner Kollegen & Kolleginnen​.

Eine Therapeuten-Software ist immer nur so gut, so gut diese die täglichen Abläufe der Therapeuten & Therapeutinnen unterstützt.
Vertrau der Meinung Deiner Kollegen und Kolleginnen, die synaptos bereits seit Jahren nutzen!

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