Terminplanung leicht gemacht mit unserer Terminverwaltungssoftware

Unser Programm zur Terminverwaltung bietet Dir vielseitige Funktionen, damit Du Deine Terminplanung effizient und einfach gestalten kannst.

Erstelle Wiederholungstermine für Dauerpatienten, ermögliche Deinen Patienten und Patientinnen, selbstständig ihre Termine online zu buchen, oder stelle ihnen eine Liste aller zukünftigen Termine zur Verfügung.

All das ist mit nur wenigen Mausklicks möglich – Überzeuge Dich selbst!

Kalender synchronisieren​

Du möchtest Deinen Praxiskalender mit Deinem Smartphone oder Tablet synchronisieren? Mit unserer Terminverwaltungssoftware ist das ganz einfach! Der Inkognitomodus schützt dabei die Namen Deiner Patienten.

Terminnummerierung​

Bei Behandlungen mit Verordnung (Behandlungsserie) hast Du oft mehrere Termine für einen Patienten. Unsere Terminverwaltungssoftware hilft Dir, den Überblick zu behalten, indem alle Termine nummeriert und einer Serie zugeordnet werden. Auch bei Terminen ohne Verordnung bleibt alles klar und strukturiert.

Terminplanung

Gruppenkalender​

Unser Feature für Praxen mit mehreren Angestellten: Im Gruppenkalender bekommt jeder Therapeut/jede Therapeutin eine eigene Spalte für seine/ihre Termine, dennoch ist die ganze Gruppe übersichtlich erfasst.

Im smarten Praxiskalender können Ressourcen, Räume & Arbeitszeiten perfekt koordiniert werden.

Automatische Terminerinnerung

Wir versenden Deine Terminerinnerungs-SMS zum Tarif von € 0,10 pro SMS (netto) über unseren SMS-Provider iBasis.

Diese SMS Guthaben kannst du hier aufladen.

Online-Terminbuchung​

Gib Deinen Patienten die Möglichkeit, ausgewählte therapeutische Leistungen direkt auf Deiner Website zu buchen. Die Termine werden automatisch mit Deinem Praxiskalender in synaptos synchronisiert, sodass Du immer den Überblick behältst.

Farben & Symbole​

Nutze Farbcodierung in Deinem Praxiskalender, um verschiedene Standorte und Leistungen zu kennzeichnen. Definiere Farben und Symbole für eine buntere und übersichtlichere Terminverwaltung in unserer Software.

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So unterstützt synaptos mit der Terminverwaltungssoftware Deine Praxis.

Unsere Terminverwaltungssoftware für Therapeuten und Therapeutinnen ermöglicht eine einfache und intuitive Terminplanung. 

Vermeide Ausfälle und Leerläufe durch automatische SMS-Terminerinnerungen. Patienten können bequem online über Deine Website Behandlungstermine anfragen und buchen.

Die synaptos-Software bietet zahlreiche Funktionen, darunter Kopierfunktion, Serientermine, Terminnummerierung für Behandlungsserien und einen Feiertagskalender. 

Profitiere von einer effizienten Praxisorganisation mit synaptos.

Termin kopieren

Du hast für einen Patienten einen Termin mit einer Leistung angelegt, der wahrscheinlich genauso noch weitere Male vorkommen wird? Dann kannst Du diesen Termin einfach kopieren und so oft wie nötig im Praxiskalender hinzufügen.

Terminplanung

Wiederholungstermine

Ähnlich wie beim Termin kopieren, bietet dir unsere Terminverwaltungssoftware auch die Möglichkeit ganz einfach Wiederholungstermine anzulegen. Intuitiv und praktisch ist der synaptos Kalender an die Abläufe von Therapeuten & Therapeutinnen angepasst.

Feiertagskalender

Im synaptos Praxiskalender sind die gesetzlichen Feiertage bereits hinterlegt. Du kannst allerdings selbst entscheiden, ob diese für Dich auch arbeitsfrei sind oder ob Du dennoch Therapieeinheiten und freie Termine an diesen Tagen anbieten möchtest.

Terminlisten drucken

Deine Patienten hätten gerne eine Übersicht über die mit Dir vereinbarten Termine zu ihrer Behandlung? Dafür haben wir versorgt. In unserer Praxissoftware kannst Du mit wenigen Klicks eine Terminliste für Deine Patienten & Patientinnen generieren und ausdrucken.

Terminausfälle dokumentieren

Auch wenn Du Dich sicher nicht darüber freust, wird es manchmal zu kurzfristigen Absagen & Terminausfällen kommen. Diese kannst Du in der Terminverwaltungssoftware dokumentieren und bei Bedarf Ausfallskosten verrechnen.

Schlosssymbol

Inkognitomodus

Für mehr Diskretion gibt es die Möglichkeit, im Kalender den Inkognitomodus zu aktivieren. So kannst Du Termine anonymisiert im Kalender eintragen und das direkt mit Deinen Patienten & Patientinnen.

Warteliste verwalten

Solltest Du einmal keine Kapazitäten für einen neuen Patienten haben, kannst Du ihn auf die Warteliste setzen und mit einem Prioritätsstatus und Terminpräferenzen versehen. Sollte jemand ausfallen, kann die Person von der Warteliste nachrücken.

Standarddauer festlegen

Damit im Praxiskalender alles einfach & schnell geht, kannst Du in den Kalendereinstellungen eine fixe Standarddauer Deiner Einheiten festlegen, die dann automatisch beim Anlegen eines neuen Termins ausgewählt wird.

Arbeitszeiten verwalten

In den Einstellungen zur Terminverwaltung kannst Du Deine Arbeitszeiten verwalten und festlegen, damit für Dich übersichtlich ist, wann Du eventuell noch freie Kapazitäten für Patienten & Patientinnen zur Verfügung hast.

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Mehr Informationen

Fragen & Antworten

Wenn Du Deinen Kalender mit dem Kalender auf Deinem Smartphone oder Tablet synchronisieren möchtest, dann findest Du hier eine Anleitung zur Kalendersynchronisation.

Du kannst aber auch unsere mobile App benutzen und über Dein Smartphone oder Tablet schnell in synaptos einsteigen.

Für mehr Diskretion gibt es die Möglichkeit im Kalender den Inkognitomodus zu aktivieren. So kannst Du Termine anonymisiert im Kalender eintragen und das direkt mit den Patienten und Patientinnen gemeinsam. Wenn Du den Inkognitomodus wieder deaktivierst, siehst Du erneut alle Informationen auf einen Blick.

Gehe dafür direkt in den Kalender, wähle den Aktionsbutton (…) rechts oben und aktiviere mit dem grünen Haken den Inkognitomodus.

Wenn Du möchtest, kannst Du es Deinen Patienten und Patientinnen ermöglichen ihre Termine online zu buchen. Natürlich kannst Du deren Terminpräferenzen auch ablehnen, wenn diese sich nicht mit Deinen decken.

Die Einrichtung der Online-Terminbuchung besteht aus mehreren Schritten, die aufeinander aufbauen. Du findest sie in synaptos unter Einstellungen > Kalender > Online Terminbuchung und auch in unserem Hilfe-Center haben wir eine ganz detaillierte Beschreibung für Dich zusammengestellt.

Die Farben im Kalender können mit der Funktion „Praxisstandorte“ genutzt werden. Diese ist grundsätzlich für die farbliche Trennung zweier Standorte gedacht, doch kann sie genauso gut für die individuelle farbliche Gestaltung im Kalender genutzt werden.

Um so einen Standort (der dann wie gesagt auch anders genützt werden kann) anzulegen, klickst du einfach links im schwarzen Menü-Band auf Stammdaten > Praxisstandorte. Hier kannst du neue Standorte erstellen, zum Beispiel den Standort „Pause“ mit der Farbe Blau.

Ist dies erledigt, kannst Du, wenn Du im Kalender-Pop-Up einen neuen Termin anlegst, den gewünschten Standort bzw. wie Du ihn eben bezeichnet hast und damit auch die Farbe auswählen.

HINWEIS: Diese Funktion ist erst ab dem Sorglos Paket in synaptos inkludiert.

Ja, das ist möglich und muss nur eingerichtet werden. Dies erledigst Du direkt in synaptos unter Einstellungen > Praxiseinstellungen > SMS-Versand. Wir versenden Deine Terminerinnerungs-SMS zum Tarif von € 0,10 pro SMS (netto) über unseren SMS-Provider iBasis. Diese SMS Guthaben kannst du hier aufladen.

Im Artikel Terminerinnerung per SMS/E- Mail bekommst Du noch mehr Infos zur Konfiguration dieses Features.

Leider kommt es hin und wieder vor, dass ein Patient/eine Patientin einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen kann. In Deinen Geschäftsbedingungen (AGB) kannst Du festhalten, dass im Falle von kurzfristigen Absagen auch Ausfallskosten verrechnet werden, wenn Du das möchtest.

Natürlich steht es Dir trotzdem frei, fallweise zu entschieden, ob Du diese auch wirklich einhebst oder nicht. Denn: Egal, ob eine kurzfristige Terminabsage oder mit ausreichend Vorlaufzeit, Terminabsagen sind immer mit Aufwand und eventuellen Leerläufen für Dich verbunden. Alle Möglichkeiten damit in synaptos umzugehen, findest Du hier.

Wenn Deine Kalendertermine zeitversetzt im Praxiskalender angezeigt werden, liegt es oft daran, dass die Zeitzone Deines Betriebssystems falsch eingestellt ist (etwa nach einer Reise). Prüfe bitte, ob bei Deinem System die richtige Zeitzone ausgewählt ist. Logge Dich einmal aus und wieder ein – anschließend sollte alles wieder einwandfrei funktionieren.

In unserer Praxissoftware unterscheiden wir zwischen Kalendertermin und Behandlungstermin. Diese ist eine entscheidende Differenzierung, die es zu beachten gilt.

  • Ein Kalendertermin dient lediglich der Terminplanung im Praxiskalender. Dort wird der geplante Zeitpunkt festgehalten, zu dem ein Patient/eine Patientin erscheinen soll bzw. wird. Dieser wurde noch nicht zwingend durchgeführt.
  • Erst, wenn aus dem Kalender-Pop-up heraus in die Behandlung gewechselt wird oder in der Behandlungsansicht ein vereinbarter Termin mittels Drag-und-Drop in den Verlauf der dokumentierten Termine gezogen wird, handelt es sich um einen Behandlungstermin. Dies ist ein Termin, der tatsächlich durchgeführt wurde bzw. stattgefunden hat. Behandlungstermine können eine Dokumentation, ggf. eine Diagnose und interne Notiz beinhalten und auch die Leistung(en), die den Patient:innen verrechnet werden.
  • Außerdem gibt es noch Abgesagte Termine: Sollte ein:e Patient:in oder Du selbst einen Termin einmal nicht wahrnehmen können, kannst Du diesen direkt im Kalender-Pop-up absagen. Anschließend steht dieser durchgestrichen in Deinem Kalender.
  • Im Menü „Weitere Aktionen“ in der Behandlungsansicht findest Du auch die Terminart Ausfallskosten. Sagt ein:e Patient:in zu spät ab und Du möchtest die Kosten für die Behandlung trotzdem in Rechnung stellen, kannst Du den Termin in einem Schritt absagen und Ausfallskosten verrechnen, indem Du im Kalendertermin auf den Button „Ausfallskosten“ klickst. Der Ausfallskosten-Termin beeinflusst den Terminzähler aber nicht, damit Du immer einen akkuraten Überblick über die tatsächlich durchgeführten Behandlungstermine hast.
  • Unterbrechung: Kommt ein:e Patient:in für einen längeren Zeitraum nicht zur Behandlung, kannst Du eine Unterbrechung im Verlauf hinterlegen.
  • Extraleistung: Möchtest Du Deinen Patient:innen eine Extraleistung oder ein Produkt verrechnen, dann kannst Du das über die Terminart Extraleistung tun, ohne dass der Terminzähler in Deiner Behandlung dadurch beeinflusst wird. Es erscheint ein Termin mit einem Stern im Verlauf, in dem Du Deine Extraleistung einfügen und verrechnen kannst.

Mehr Infos zu Terminarten findest Du im Hilfe-Center.

Kalendertermine dienen Deiner Terminplanung (vereinbarte Termine) und sind im Kalender ersichtlich. Behandlungstermine sind Termine, die tatsächlich stattgefunden haben und eine Dokumentation oder Leistung beinhalten. Behandlungstermine sind nur in den Behandlungsdetails der Patient:innen ersichtlich.

Wenn Du einen Kalendertermin bereits durchgeführt hast, sprich im Kalendertermin auf den Button „Behandlung durchführen“ geklickt hast, kann dieser nicht mehr abgesagt werden. Durch den Klick auf den Button „Behandlung durchführen“ gilt dieser Termin im System als tatsächlich durchgeführt. Willst Du den Kalendertermin trotzdem absagen, musst Du zuerst den dazugehörigen Behandlungstermin löschen.

Unter dem Menüpunkt „Auswertungen“ findest Du eine Auswertung mit dem Titel „Abgesagte Termine“.

Die Terminnummerierung von Kalenderterminen orientiert sich immer an der ausgewählten Serie des Patienten/der Patientin und wie viele durchgeführte Behandlungstermine es in dieser Serie bereits gibt. Nehmen wir an, Du hast einen Patienten mit 10 verordneten Terminen. Von diesen 10 Termine wurden 5 bereits durchgeführt, daher steht beim 6. Termin im Kalender dann auch 6/10 neben dem Namen des Patienten.

Unter Einstellungen > Kalendereinstellungen kannst Du die Anzeige der Terminnummerierung deaktivieren.

Kommt ein Patient/eine Patientin das erste Mal zu Dir oder ist ein Patient/eine Patientin am Ende einer Serie angelangt, wird das bei uns automatisch mit einer blauen 1️⃣ bzw. mit einer Zielflagge 🏁 markiert, damit Du auf einen Blick weißt, dass dieser Patient/diese Patientin zum ersten Mal oder das letzte Mal bei Dir in Behandlung ist.

Der Druck von vereinbarten Terminen ist erst ab dem Sorglos Paket inkludiert. Stelle dazu auch sicher, dass es vereinbarte Termine zu diesem Patienten/dieser Patientin gibt. Wurden bspw. Kalendertermine in der Zukunft bereits durchgeführt (Klick auf „Behandlung durchführen“), erscheinen diese nicht mehr auf der Liste der vereinbarten Termin, da diese im System eben schon als durchgeführt/stattgefunden gelten.

Frau mit grünen Nägeln tippt auf Tablet mit Körperkarte von synaptos

Übersichtliche und schnelle Dokumentation.

Patienten & Patientinnen können mit der synaptos Therapeuten Software ganz einfach in die Dokumentation miteingebunden werden. 

Mithilfe des integrierten Befundbogens erfolgt eine schnelle Erfassung der Beschwerden, indem mittels Drag-and-drop Symbole auf der einzigartigen synaptos Bodychart (Körperkarte) platziert werden.

Für Fachbereiche, wo es notwendig und nützlich ist, bieten wir auch die VAS-Schmerzskala an. 

Mit dieser kann der Patient bzw. die Patientin ganz genau den Grad der Schmerzen angeben und bei konsequenter Dokumentation kann am Ende der Behandlung der Erfolg der Therapie nachvollziehbar dargestellt werden.

Die Patienten & Patientinnen sind Teil des Therapieprozesses, womit auch ihre Zufriedenheit steigt.

Verwalte Deine Finanzen mit wenigen Mausklicks.​

Mit unserer innovativen Therapeuten Software werden außerdem alle Deine Belege, Ausgaben und Einnahmen übersichtlich in unserem praktischen Finanzcockpit gesammelt und aufgelistet.

Du hast immer den vollen Überblick über Deine finanzielle Situation.

Zur Vorbereitung des oftmals lästigen Jahresabschlusses musst Du in synaptos nur noch mit einem Klick eine Datei exportieren und diese Deinem Steuerberater oder Deiner Steuerberaterin zuschicken. 

So sparst Du Kosten und hast Deine Finanzen immer im Blick.

Frau mit grünen Nägeln hält Handy mit geöffneter smartScan App in rechter Hand
Hilfecenter Psychotherapie

Wir sind für Dich da.

Du bist Dir noch unsicher, ob eine digitale Praxissoftware das Richtige für Dich ist?

Mehr als 2.000 zufriedene Kundinnen & Kunden sprechen eine deutliche Sprache. Auch für sie war es ein großer Schritt, doch sie haben es gewagt!

Wir begleiten Dich auf jedem Schritt des Umstiegs von analog auf digital und sind für Dich da, wenn etwas nicht ganz klar sein sollte. 

Unser Ziel ist es, den Einstieg in synaptos so einfach wie möglich für Dich zu gestalten.

Vertraue auf die Meinung Deiner Kollegen & Kolleginnen​.

Eine Terminverwaltungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen ist immer nur so gut, so gut diese deren Abläufe unterstützt.

Vertrau der Meinung Deiner Kollegen und Kolleginnen, die synaptos bereits seit Jahren nutzen!

Starte jetzt mit synaptos in Deinen digitalen Praxisalltag!​

Die Terminverwaltungssoftware von synaptos unterstützt Dich optimal bei allen administrativen Aufgaben, die die Selbstständigkeit und die Praxisorganisation mit sich bringen.

Damit Du Dich voll und ganz auf die Behandlung Deiner Patienten & Patientinnen konzentrieren kannst und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.

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14 Tage Testphase

14 Tage kostenlos & unverbindlich testen! Du musst keine Zahlungsinformationen hinterlegen!

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Sollte synaptos Dich nicht überzeugt haben, läuft die Testphase einfach aus.

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Fragen?

Unser telefonischer Support ist für Dich da:
Mo. – Do. von 08:00-15:00 Uhr
Freitag von 08:00-13:00 Uhr

Oder sende eine Mail an: support@synaptos.at