Der Begriff „Registrierkasse“ ist Dir bestimmt sogar einmal untergekommen. Es gibt aber oft noch viele Fragezeichen, die geklärt gehören. Wenn Du mehr erfahren willst, solltest Du weiterlesen.
Zum Thema Registrierkasse gibt es immer wieder Fragen an unser Support-Team bzw. Unsicherheiten bei unseren Kunden & Kundinnen.
- Brauche ich die Registrierkasse überhaupt?
- Bin ich dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu installieren?
- Welche Kosten kommen bei synaptos auf mich zu, wenn ich die Registrierkasse aktiviere?
- Welche Belege erzeugt die Registrierkasse?
Alle diese Fragen klären wir in diesem Blogbeitrag, damit Du Dir danach nie mehr Gedanken über die Registrierkassen-Thematik machen musst.
Das Wichtigste in Kürze:
Registrierkassenpflicht in Österreich: Seit 2016 sind Unternehmen ab bestimmten Umsatzgrenzen verpflichtet, alle Bareinnahmen und -ausgaben elektronisch zu erfassen.
Kosten bei synaptos: Die Aktivierung der Registrierkasse ist bei synaptos kostenlos und es fallen keine versteckten Gebühren an.
Verschiedene Belegarten: Die Registrierkasse erzeugt vier Belegarten: Barbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg und Nullbeleg, die alle automatisch erstellt werden können.
Was ist eine Registrierkasse?
Die Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungsgerät.
Dieses kann eine „klassische Registrierkasse“ sein, wie wir sie mittlerweile gut aus der Gastronomie oder dem Handel kennen, ein Computerprogramm oder aber eine serverbasierte Lösung.
Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst also alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden.
Dazu zählen auch Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion.
Im Falle von synaptos handelt es sich um eine serverbasierte Lösung, denn bei uns bzw. für unsere Kunden & Kundinnen gibt es keine physische Registrierkasse, sondern eine digitale Version davon.
Seit wann gibt es die Registrierkassenpflicht in Österreich?
Die neuen steuerrechtlichen Verpflichtungen für Unternehmen im Rahmen der Aufzeichnungspflichten gelten seit 2016.
Damals wurde die sogenannte Registrierkassenpflicht eingeführt. Diese besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln erfasst und aufgezeichnet werden müssen (Einzelaufzeichnungspflicht).
Für diese Einzelerfassung der betrieblichen Barumsätze müssen Unternehmen ab gewissen Umsatzgrenzen zwingend eine Registrierkasse verwenden.
Außerdem muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und der Kundin oder dem Kunden aushändigen.
Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen.
Als Beleg gilt – laut österreichischem Finanzministerium – auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin oder den Kunden verfügbar ist.
Wer fällt unter die Registrierkassenpflicht?
Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr müssen grundsätzlich alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) festhalten.
Der Jahresumsatz ist die Summe aller verrechneten Beträge (Therapien + Fahrtpauschalen + Produkte).
Zur Barzahlung bzw. zum Barumsatz zählen in Österreich alle bar erhaltenen Beträge.
Das inkludiert in Österreich neben Bargeld auch Zahlungen mit
- Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) sowie
- die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.
Wie können Therapeuten & Therapeutinnen die Registrierkassenpflicht umsetzen?
Therapeuten & Therapeutinnen in der Praxis sind seit Einführung der Registrierkassenpflicht bei Barzahlung verpflichtet, einen Beleg zu erstellen und den Patienten & Patientinnen auszuhändigen.
Diese Person muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Praxis mitnehmen.
Im Falle von Barzahlungen im Zuge von Hausbesuchen sieht das Ministerium vor, dass ein Kassen-Beleg ausgestellt und die Belegdurchschrift bei Rückkehr in die Praxis ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse nacherfasst wird.
Bei Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht und Nichtausfolgung eines Belegs drohen Therapeuten & Therapeutinnen bis zu 5.000 € Strafe (Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG).
Die Patienten & Patientinnen erhalten jedoch keine Strafe, wenn sie den Beleg nicht mitnehmen.
Die Registrierkasse und synaptos
Nachdem wir nun die Fragen, wann und ob eine Registrierkasse benötigt wird bzw. verpflichtend ist, geklärt haben, widmen wir uns der Kombination aus Registrierkasse und synaptos.
Es gibt bei synaptos keine Aktivierungsgebühr, keine versteckten Kosten, keine monatlichen Betriebsgebühren und keinerlei sonstige Kostenfalle, wenn Du die Registrierkasse aktivierst.
Bei uns ist die Registrierkasse für unsere österreichischen Kunden & Kundinnen ab dem Einsteiger-Paket kostenlos inkludiert.
So kannst du in synaptos die Registrierkasse aktivieren!
Das funktioniert ganz einfach. Wenn Du in die synaptos Praxissoftware eingeloggt bist, klickst Du oben rechts im schwarzen Menüband auf das Zahnrad-Symbol, also auf Einstellungen.
Dort findest Du unter dem Punkt Abrechnung auch die Registrierkasse. Dann schiebst Du einfach den grünen Regler nach rechts und fertig.
Wir erhalten im Support eine Nachricht und richten die serverbasierte Registrierkasse für Dich ein.
Abschließend erhältst Du von uns noch ein Mail mit Punkten, die Du selbst in FinanzOnline noch unternehmen musst, um die Registrierkassen-Einrichtung abzuschließen.
Welche Belege erzeugt die Registrierkasse?
Die Registrierkasse erzeugt vier Arten von Belegen: Barbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg & Nullbeleg.
Der Barbeleg ist der normale Beleg, den Du erstellst, wenn eine Rechnung erzeugt wird.
Der Monatsbeleg ist ein Nullbeleg, das heißt, er weist den Betrag 0 € auf, wird aber mit einer Signatur in Form des QR-Codes versehen.
Damit ist bei einer Prüfung sichergestellt, dass regelmäßig die Funktionalität der Registrierkasse und die Kommunikation mit der Signatureinheit überprüft wird.
synaptos erstellt den Monatsbeleg für Dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats. Du musst Dich also um nichts kümmern.
Wenn Du aber trotzdem einmal einen Monatsbeleg manuell erstellen möchtest, kannst Du das unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege tun.
Gleich wie der Monatsbeleg wird der Jahresbeleg einmalig am Ende des Kalenderjahres erstellt.
Der Monatsbeleg vom Dezember bzw. der Monatsbeleg jenes Monats, in dem Du zuletzt einen Beleg erstellt hast, entspricht daher dem Jahresbeleg.
Der Jahresbeleg ist also auch ein Nullbeleg, der automatisch von synaptos bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr erzeugt wird.
Wenn Du bereits weißt, dass Du im laufenden Jahr keine Barzahlungen mehr haben wirst, und Du diesen Beleg vorzeitig erstellen möchtest, wähle diese Option.
Ein Nullbeleg wird zur Überprüfung der Kommunikation und zur Initialisierung der Registrierkasse benötigt. Er kann jederzeit erstellt werden.
Du musst ihn allerdings erstellen, wenn Du die Registrierkasse erstmalig in Betrieb nimmst.
Falls es einmal zu Störungen in der Kommunikation mit der Signatureinheit kommt, wird Dich das System bitten, einen ebensolchen Nullbeleg zu erstellen, um den Regelbetrieb wieder aufnehmen zu können.
Auch dieser kann unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege erzeugt werden.
Alle administrativen Belege erscheinen nach der automatischen oder manuellen Erstellung im schwarzen Menüband links unter dem Punkt Finanzen > Barbelege.
Dort kannst Du sie auch herunterladen.
synaptos & Registrierkasse - viel einfacher, als gedacht
Damit sollte nun alles rund um das Thema Registrierkasse klar sein. Falls es noch weitere Fragen gibt, kannst Du jederzeit unser Hilfe-Center durchstöbern – dazu geht es hier lang. Oder Du kontaktierst uns unter support@synaptos.at.
