Registrierkasse reloaded: Alle Fragen für Dich beantwortet

Therapeutin zieht Rechnung aus Registrierkasse

Zum Thema Registrierkasse gibt es immer wieder Fragen an unser Support-Team bzw. Unsicherheiten bei unseren Kund:innen.

  • Brauche ich die Registrierkasse überhaupt?
  • Bin ich dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu installieren?
  • Welche Kosten kommen bei synaptos auf mich zu, wenn ich die Registrierkasse aktiviere?
  • Welche Belege erzeugt die Registrierkasse?

Alle diese Fragen klären wir in diesem Blogbeitrag, damit Du Dir danach nie mehr Gedanken über die Registrierkassen-Thematik machen musst.

Was ist eine Registrierkasse?

Die Registrierkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungsgerät. Dieses kann eine „klassische Registrierkasse“ sein, wie wir sie mittlerweile gut aus der Gastronomie oder dem Handel kennen, ein Computerprogramm oder aber eine serverbasierte Lösung. Der Begriff „Registrierkasse“ umfasst also alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden. Dazu zählen auch Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion.

Im Falle von synaptos handelt es sich um eine serverbasierte Lösung, denn bei uns bzw. für unsere Kund:innen gibt es keine physische Registrierkasse, sondern eine digitale Version davon. 

 

Seit wann gibt es die Registrierkassenpflicht in Österreich?

Die neuen steuerrechtlichen Verpflichtungen für Unternehmen im Rahmen der Aufzeichnungspflichten gelten seit 2016. Damals wurde die sogenannte Registrierkassenpflicht eingeführt. Diese besagt, dass alle Einnahmen und Ausgaben einzeln erfasst und aufgezeichnet werden müssen (Einzelaufzeichnungspflicht).

Für diese Einzelerfassung der betrieblichen Barumsätze müssen Unternehmen ab gewissen Umsatzgrenzen zwingend eine Registrierkasse verwenden.

Außerdem muss jedes Unternehmen bei Barzahlungen einen Beleg erstellen und der Kundin/dem Kunden aushändigen. Ein „Beleg“ ist der Nachweis eines einzelnen Geschäftsfalles durch das Unternehmen über eine empfangene Barzahlung für Lieferungen und sonstige Leistungen. Als Beleg gilt – laut österreichischem Finanzministerium – auch ein entsprechender elektronischer Beleg, wenn dieser unmittelbar nach erfolgter Zahlung für die Kundin/den Kunden verfügbar ist.

Seit 1. April 2017 muss jede Registrierkasse zusätzlich über einen Manipulationsschutz, also eine technische Sicherheitseinrichtung, verfügen. Detaillierte Infos dazu finden sich hier.

Wer fällt unter die Registrierkassenpflicht?

Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro und Barumsätzen von mehr als 7.500 Euro im Jahr müssen grundsätzlich alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) festhalten.

Der Jahresumsatz ist die Summe aller verrechneten Beträge (Therapien + Fahrtpauschalen + Produkte).

Zur Barzahlung bzw. zum Barumsatz zählen in Österreich alle bar erhaltenen Beträge. Dies inkludiert in Österreich neben Bargeld auch Zahlungen mit

  • Bankomat- oder Kreditkarte (inklusive Zahlungen mittels PayLife Quick oder Mobiltelefon) sowie
  • die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Bons, etc.

Therapeutin gibt Patientin Beleg

Wie können Therapeut:innen die Registrierkassenpflicht umsetzen?

Therapeut:innen in der Praxis sind seit Einführung der Registrierkassenpflicht bei Barzahlung durch die Patient:innen (wenn sie tatsächlich unter die Regkassenpflicht fallen – siehe oben) verpflichtet, einen Beleg zu erstellen und den Patient:innen auszuhändigen. Diese:r muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Praxis mitnehmen.

Im Falle von Barzahlungen im Zuge von Hausbesuchen sieht das Ministerium vor, dass ein Kassen-Beleg ausgestellt und die Belegdurchschrift bei Rückkehr in die Praxis ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse nacherfasst wird.

Bei Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht und Nichtausfolgung eines Belegs drohen Therapeut:innen bis zu 5.000 € Strafe (Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG). Die Patient:innen erhalten jedoch keine Strafe, wenn sie den Beleg nicht mitnehmen.

Therapeutin rechnet mit Kreditkarte und Registrierkasse ab

Welche Kosten kommen bei synaptos auf mich zu, wenn ich die Registrierkasse aktiviere?

Nachdem wir nun die Fragen, wann und ob eine Registrierkasse benötigt wird bzw. verpflichtend ist, geklärt haben, widmen wir uns der Kombination aus Registrierkasse und synaptos.

Es gibt bei synaptos keine Aktivierungsgebühr, keine versteckten Kosten, keine monatlichen Betriebsgebühren und keinerlei sonstige Kostenfalle, wenn Du die Registrierkasse aktivierst. Bei uns ist die Registrierkasse für unsere österreichischen Kund:innen ab dem Einsteiger-Paket kostenlos inkludiert.

Wie und wo kann ich in synaptos die Registrierkasse aktivieren?

Das funktioniert ganz einfach. Wenn Du in die synaptos Praxissoftware eingeloggt bist, klickst Du oben rechts im schwarzen Menüband auf das Zahnrad-Symbol, also auf Einstellungen.

Dort findest Du unter dem Punkt Abrechnung auch die Registrierkasse. Dann schiebst Du einfach den grünen Regler nach rechts und das war’s.

Wir erhalten im Support eine Nachricht und richten die serverbasierte Registrierkasse für Dich ein. Abschließend erhältst Du von uns noch ein Mail mit Punkten, die Du selbst in FinanzOnline noch unternehmen musst, um die Regkassen-Einrichtung abzuschließen.

Welche Belege erzeugt die Registrierkasse?

  • Barbeleg: Das ist der normale Beleg, den Du erstellst, wenn eine Rechnung erzeugt wird.

 

  • Vorzeitiger Monatsbeleg: An jedem Monatsende muss ein sogenannter Monatsbeleg erstellt werden. Der Monatsbeleg ist ein Nullbeleg, das heißt, er weist den Betrag 0 € auf, wird aber mit einer Signatur in Form des QR-Codes versehen. Damit ist bei einer Prüfung sichergestellt, dass regelmäßig die Funktionalität der Registrierkasse und die Kommunikation mit der Signatureinheit überprüft wird. synaptos erstellt den Monatsbeleg für Dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats. Du musst Dich also um nichts kümmern. Wenn Du aber trotzdem einmal einen Monatsbeleg manuell erstellen möchtest, kannst Du dies unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege tun. WICHTIG: Führe diesen Schritt wirklich nur durch, wenn Du Dir ganz sicher bist, dass Du keine weiteren Belege in diesem Monat erstellen wirst.

  • Vorzeitiger Jahresbeleg: Gleich wie der Monatsbeleg wird der Jahresbeleg einmalig am Ende des Kalenderjahres erstellt. Der Monatsbeleg vom Dezember bzw. der Monatsbeleg jenes Monats, in dem Du zuletzt einen Beleg erstellt hast, entspricht daher dem Jahresbeleg. Der Jahresbeleg ist also auch ein Nullbeleg, der automatisch von synaptos bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr erzeugt wird. Wenn Du bereits weißt, dass Du im laufenden Jahr keine Barzahlungen mehr haben wirst, und Du diesen Beleg vorzeitig erstellen möchtest, wähle diese Option. WICHTIG: Führe diesen Schritt wirklich nur durch, wenn Du Dir ganz sicher bist, dass Du keine weiteren Belege in diesem Jahr erstellen wirst.

 

  • Nullbeleg: Ein Nullbeleg wird zur Überprüfung der Kommunikation und zur Initialisierung der Registrierkasse benötigt. Er kann jederzeit erstellt werden. Du musst ihn allerdings erstellen, wenn Du die Registrierkasse erstmalig in Betrieb nimmst. Falls es einmal zu Störungen in der Kommunikation mit der Signatureinheit kommt, wird Dich das System bitten, einen ebensolchen Nullbeleg zu erstellen, um den Regelbetrieb wieder aufnehmen zu können. Auch dieser kann unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege erzeugt werden.

 

Alle Administrativen Belege erscheinen nach der automatischen oder manuellen Erstellung im schwarzen Menüband links unter dem Punkt Finanzen > Barbelege. Dort kannst Du sie auch herunterladen.

Damit sollte nun alles rund um das Thema Registrierkasse klar sein. Falls es noch weitere Fragen gibt, kannst Du jederzeit unser Hilfe-Center durchstöbern – dazu geht es hier lang. Oder Du kontaktierst uns unter support@synaptos.at.

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