Abrechnungssoftware für die Therapeutenpraxis: Einfache & effiziente Abrechnung mit synaptos​

Um Deine Abrechnung noch übersichtlicher zu machen, kannst Du auch gerne für jeden Standort eine eigene Rechnungs-/Belegvorlage mit der jeweiligen Adresse hinterlegen.

Gehe dafür unter Einstellungen > Abrechnung > Beleggestaltung. Dort kannst Du eine neue Belegvorlage im A4 Format als PDF hochladen und dem jeweiligen Standort zuweisen. Du hast die oberen und unteren 3 cm der Seite zur freien Gestaltung zur Verfügung.

Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du im Hilfecenter unter Beleggestaltung.

In synaptos ist es tatsächlich so, dass mit einer durchgeführten Endverrechnung auch automatisch die dazugehörige Behandlungsserie geschlossen wird (bei der Teilverrechnung ist dies nicht der Fall).

Um also im Nachhinein noch etwas dokumentieren zu können, musst Du die Behandlungsserie wieder öffnen.

Dies funktioniert folgendermaßen: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin rechts auf den Aktionsbutton (…) klicken und „Behandlungsserie fortsetzen“ wählen. Doku nachtragen und über denselben Weg die Serie wieder schließen.

Die Funktion Belege schwärzen ist in den Einstellungen verfügbar und sorgt für absolute Diskretion, sobald Belege nach außen transportiert werden.

Um sie zu benutzen, musst Du sie in den Einstellungen > Abrechnung > Belege und Honorarnoten manuell aktivieren. Wie das funktioniert, siehst Du ausführlich erklärt hier.

Ist sie einmal aktiviert, kannst Du beim Versenden von Belegen und beim Export wählen, ob Du die originalen oder geschwärzten Belege verwenden möchtest.

Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:

• Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
• Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
• Seitenränder: Standardeinstellungen
• Kopf- / Fußzeile: Ausblenden

Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.

Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.

Patienten und Patientinnen benötigen eine Honorarnote, die sie bei der Krankenkasse zur Rückerstattung einreichen können.

Dafür müssen auf der Rechnung zusätzliche Informationen angegeben werden. Die genauen Anforderungen, welche Daten auf der Honorarnote vorhanden sein müssen, können von Kasse zu Kasse variieren. Mit synaptos kannst Du diese aber entsprechend den Wünschen der Krankenkasse auswählen.

• UID Nummer der Krankenkasse: Seit kurzer Zeit wird dies von einzelnen Kassen gefordert, daher findest Du diese automatisch auf der Honorarnote angedruckt.
• Diagnosetext: Du kannst den Diagnosetext mit synaptos optional auf der Honorarnote schwärzen. So schützt du die Daten Deiner Patient:innen, wenn Du die Honorarnote nach außen weitergibst (Krankenkasse, Steuerberater:in).
• Außerdem benötigen die Krankenkassen eine Zahlungsbestätigung.

Wenn bereits bar bezahlt wurde, steht der Text „Betrag dankend erhalten“ auf der Honorarnote. Dein Patient/deine Patientin muss keine separate Zahlungsbestätigung einreichen.

Grundsätzlich sind eine Rechnung und eine Honorarnote dasselbe. Es gelten dieselben Formvorschriften, jedoch gibt es in Österreich unterschiedliche Bezeichnungen, abhängig von der Berufsgruppe.

BEACHTE: In Deutschland wird der Begriff Rechnung einheitlich genutzt!

Sobald Du Patient:innen behandelst und dafür ein Entgelt erhalten sollst, erstellst Du eine Honorarnote/Rechnung.

Die Honorarnote ist kein Beleg und darf auch nicht verwechselt werden. Wenn ein Patient/eine Patientin bar bezahlt und Du einen Beleg erstellst, dann muss für die Einreichung bei der Krankenkasse in Österreich eine Bar-Honorarnote erstellt werden. Nur diese gilt als gültige Honorarnote/Rechnung.

Ein Beleg, Barbeleg, Kassenbon oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.

Ein Beleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen.

In Deutschland zählt zur Barzahlung nur die tatsächliche Bezahlung mit Bargeld.

Sobald Deine Leistung bar bezahlt wird, musst Du einen Beleg ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte. Diese Zahlungsarten sind registrierkassenpflichtig.

In Deutschland hingegen ist nur die tatsächliche Barzahlung mit Bargeld registrierkassenpflichtig.

Beachte: Du musst auch einen Beleg ausstellen, wenn Du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend:  https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1. Der Unterschied ist hier nur, dass der Beleg keinen QR- Code enthält.

Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt meist erst im Nachhinein.

Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.

Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:

Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt) 

• Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Arzt/Ärztin etc.)
• Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
• Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
• Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
• Entgelt inkl. Umsatzsteuer
• Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen noch:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
• Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
• UID Nummer des/der Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)

Je nachdem, in welcher Reihenfolge Du die Belege erstellt hast, stehen Dir hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

1. a) Honorarnote mit Überweisung erstellt, danach Umstellung auf Barzahlung;
2. b) Honorarnote als bezahlt markieren mit Bezahlart „Bar“;
3. c) Barbeleg vorab erstellt – Patient:in hat bereits bezahlt.

Alle drei Optionen erklären wir Dir im Detail in unserem Hilfe-Center.