Der Jahresabschluss gehört für viele Therapeuten & Therapeutinnen zu den unbeliebtesten Aufgaben des Jahres. Dennoch er ist wichtig, um den Überblick über die Finanzen zu behalten, steuerliche Pflichten zu erfüllen und die wirtschaftliche Gesundheit Deiner Praxis langfristig zu sichern. In diesem Beitrag erfährst Du, was ein Jahresabschluss ist, welche Unterlagen Du benötigst und wie Du ihn effizient und stressfrei vorbereitest.
Das Jahr neigt sich langsam wieder dem Ende zu. Zeit, um zurückzublicken und aufzuräumen. Was bedeutet das für Selbstständige? Während viele sich auf die Feiertage freuen, bedeutet das für Dich als Therapeut & Therapeutin: Es ist Zeit für den Jahresabschluss.
Auch wenn Buchhaltung und Steuern nicht zu den Lieblingsthemen vieler Therapeuten & Therapeutinnen gehören, bleibt der Jahresabschluss ein zentraler Bestandteil der Praxisorganisation. Es gibt viele Vorschriften, Fristen und Dokumente, die schnell verwirren können. Kein Wunder also, dass viele die Unterstützung eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin in Anspruch nehmen.
Was musst Du dabei beachten? Welche Unterlagen musst Du Deinem Steuerberater oder Deiner Steuerberaterin schicken? Und vor allem: Wie lässt sich der Jahresabschluss möglichst stressfrei vorbereiten?
In diesem Blogartikel findest Du alle Antworten – klar, verständlich und praxisnah. Mit den richtigen Tipps und einer passenden Praxissoftware wird die Vorbereitung nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter.
Das Wichtigste in Kürze:
- Überblick & Transparenz: Ein gut vorbereiteter Jahresabschluss hilft Dir, den Überblick über Deine Finanzen zu behalten und wichtige strategische Entscheidungen zu treffen.
- Vorbereitungen für die Steuerberatung: Die passende Praxissoftware unterstützt Dich dabei, alle relevanten Belege zu sammeln und strukturiert aufzubereiten.
- Einfach & stressfrei: Sammle alle wichtigen Unterlagen automatisiert, exportiere sie gesammelt und übergebe sie problemlos an Deine Steuerberatung.
Was ist der Jahresabschluss überhaupt?
Für die meisten selbstständigen Therapeuten & Therapeutinnen besteht der Jahresabschluss aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Die EAR gibt einen guten Überblick, wieviel Geld Du eingenommen hat, welche Kosten angefallen sind und ob Deine Praxis einen Gewinn erwirtschaftet hat.
Der Jahresabschluss ist die Grundlage für Deine Einkommenssteuererklärung und für die Zusammenarbeit mit Deinem Steuerberater oder Deiner Steuerberaterin.
Wichtig ist, dass nur größere Unternehmen und bestimmte Rechtsformen eine Bilanz erstellen müssen. Die meisten selbständigen Therapeuten & Therapeutinnen kommen mit der EAR vollkommen aus. Kläre im Zweifel mit Deiner Steuerberatung, welche Regeln für Dich gelten.
Diese Einnahmen sind wichtig
Für Therapeuten & Therapeutinnen spielen beim Jahresabschluss verschiedene Einnahmequellen eine Rolle, die korrekt erfasst und ausgewiesen werden müssen. Hier bekommst Du eine Übersicht über alle wichtigen Einnahmen:
Steuerbefreiung für medizinische & therapeutische Leistungen
Behandlungen und Therapien sind die wichtigsten Haupteinnahmequellen von Therapeuten & Therapeutinnen. In vielen Gesundheitsberufen sind Leistungen, die ärztlich verordnet wurden und ein therapeutisches Ziel verfolgen, von der Umsatzsteuer befreit. Dazu zählen z.B. Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Psychotherapie.
Patienten & Patientinnen zahlen in der Regel keine Umsatzsteuer auf diese therapeutischen Leistungen.
Umsatzsteuerpflichtige Produkte & Leistungen
Nicht alle Leistungen von Therapeuten & Therapeutinnen sind steuerbefreit. Umsatzsteuerpflichtig sind zum Beispiel Wellness- oder Massagebehandlungen ohne ärztlicher Verordnung, Präventions- & Gruppenkurse oder der Verkauf von Produkten, die nicht Teil der medizinischen Behandlung sind.
Diese Positionen müssen in der Buchhaltung separat erfasst und abgerechnet werden – ein wichtiger Bestandteil für einen korrekten Jahresabschluss.
Erstattungen & Zuschüsse
Zusätzlich zu den Behandlungskosten können Erstattungen von Krankenkassen und Zuschüsse für spezielle Therapieformen eine wichtige Einnahmequelle darstellen.
Einnahmen aus Workshops und Seminaren sowie Honorare für Fachvorträge und Beiträge für Fachartikel zählen auch zum Einkommen.
Welche Ausgaben gibt es?
Für Therapeuten & Therapeutinnen ist es wichtig, alle betrieblichen Ausgaben zu kennen und zu dokumentieren. Hier bekommst Du eine genaue Übersicht über die wichtigsten Ausgaben:
Praxis & Betriebskosten
Zu den wichtigsten Ausgaben zählen Miete und Nebenkosten für die Praxisräume, die Anschaffung und Wartung von medizinischen Geräten und Inventar sowie die Kosten für Praxismaterialien wie Desinfektionsmittel, Verbände und andere Verbrauchsmaterialien.
Auch die Ausgaben für Software, Lizenzen, Telefon und Internet kannst Du berücksichtigen.
Personal & Weiterbildung
Wenn die Praxis ein Team beschäftigt, kommen Gehälter für Angestellte dazu.
Zusätzlich sind Fortbildungskosten für Seminare, Kurse oder Fachveranstaltungen ein wichtiger Posten. Sie sichern die berufliche Weiterentwicklung und Qualität der Behandlung.
Auch die Kosten für Fachliteratur oder Online-Ressourcen kannst Du von der Steuer absetzen.
Werbung & Versicherungen
Berücksichtige auch die Kosten für Marketing und Werbung, um neue Patienten & Patientinnen zu gewinnen und Deine Praxis bekannt zu machen.
Versicherungen wie Berufshaftpflicht oder Ausfallversicherung sind ebenfalls wichtige Ausgaben. Sammle auch diese Belege für Deinen Jahresabschluss.
Auto & Fahrtenbuch
Viele Therapeuten & Therapeutinnen nutzen ein Auto sowohl privat als auch beruflich. Eine exakte Dokumentation von beruflichen Fahrten ist wichtig, um sie von der Steuer absetzen zu können.
Tipp: Mit einem Fahrtenbuch kannst Du beruflich gefahrene Kilometer genau dokumentieren. Es ist ein wichtiger Nachweis für das Finanzamt.
Buchhaltung & Steuerberatung
Auch die Kosten für die Buchhaltung und Steuerberatung zur Erstellung des Jahresabschlusses kannst Du steuerlich absetzen. Diese Ausgaben solltest Du sammeln und sorgfältig dokumentieren.
Diese Fristen musst Du beachten
Bei der Erstellung Deiner Steuererklärung musst Du bestimmte Fristen beachten. Welche das sind, hängt von der Rechtsform und den steuerlichen Verpflichtungen ab. Hier sind die wichtigsten Fristen (Stand 2025):
Einreichungsfrist für die Steuererklärung
Therapeuten & Therapeutinnen, die ihre Einkommenssteuererklärung selbst durchführen, müssen die Steuererklärung 2025 bis zum 30. April 2026 in Papierform beim Finanzamt einreichen. Reichst Du Deine Steuererklärung elektronisch über FinanzOnline ein, verlängert sich die Frist bis zum 30. Juni 2026.
Wenn Dein Steuerberater oder Deine Steuerberaterin diese Aufgabe übernimmt, verlängert sich die Frist sogar bis zum 31. März 2027.
Offenlegungspflichten für Kapitalgesellschaften
Therapeuten & Therapeutinnen, die eine Gesellschaftsform betreiben, müssen ihren Jahresabschluss (bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) bis spätestens 30. September des Folgejahres im Firmenbuch offenlegen, wenn das Geschäftsjahr am 31. Dezember endet.
Diese Offenlegungspflicht gilt jedoch nicht für Einzelunternehmer oder Freiberufler.
Vorauszahlungen
Steuerliche Vorauszahlungen, z. B. für die Einkommensteuer, müssen während des Jahres geleistet werden. Die genauen Fristen kennt Dein Steuerberater oder Deine Steuerberaterin.
Jahresabschluss mit synaptos – was die Praxissoftware alles kann?
Es gibt mehrere Methoden, um den Jahresabschluss vorzubereiten. Entweder Du bist bereits im Laufe des Jahres konsequent und sammelst alle Belege in Papierform. Oder Du nutzt eine intelligente Praxissoftware wie synaptos. Die intuitive Software digitalisiert nicht nur Deinen laufenden Praxisbetrieb, sondern hilft Dir auch beim Erstellen des Jahresabschlusses.
Die Software ist übersichtlich, einfach und intuitiv. Anders als bei der Methode „Schuhkarton“, werden in synaptos wichtige Belege wie Honorarnoten oder Rechnungen automatisch in synaptos erzeugt und digital archiviert. Kein jahrelanges Archivieren in Schuhkartons mehr – das spart Platz.
Das lästige und zeitraubende Suchen, Sammeln und Sortieren am Ende des Jahres entfällt ebenfalls. Durch die Automatisierung reduziert die Praxissoftware Fehlerquellen und spart Dir wertvolle Zeit, die Du für die wirklich wichtigen Dinge verwenden kannst – Deine Patienten & Patientinnen.
Mit der smartScan App kannst Du Deine Rechnungen sogar mit Deinem Mobilgerät abfotografieren. Die kostenlose App lädt die Belege automatisch in die Ausgabenverwaltung hoch und und erkennt den Betrag und das Datum aus dem QR-Code der Rechnung.
Deine Finanzen immer im Blick
Das synaptos FinanzCockpit gibt Dir jederzeit einen Überblick über die finanzielle Situation Deiner Praxis. Mit nur wenigen Klicks siehst du Deinen bisherigen Umsatz sowie alle offenen Honorarnoten und Rechnungen, die von Deinen Patienten & Patientinnen noch nicht bezahlt wurden.
Du kannst Deine Ausgaben übersichtlich nach Kategorien gruppieren. Diese Ausgabenkategorien lassen sich einfach in den Einstellungen hinterlegen.
Zudem kannst Du Deine Einnahmen und Ausgaben mit den Werten der Vorjahre vergleichen. Das FinanzCockpit von synaptos gibt Dir jederzeit einen genauen Überblick über Deine Finanzen. Das hilft Dir, wichtige Entscheidungen, wie Investitionen oder Fortbildungen besser zu planen.
Im FinanzCockpit kannst Du auch die Vorbereitung deines Jahresabschlusses erledigen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich alle relevanten Daten für Deinen Steuerberater oder Deine Steuerberaterin exportieren. Wähle dazu einfach den gewünschten Zeitraum (Monat, Quartal oder Jahr) aus und entscheide, ob die Belege mit exportiert werden sollen.
Alle Listen und Belege werden in einem ZIP-Datei zusammengefasst, die Du mit einem Passwort versehen kannst. Das ist wichtig, wenn Du die Daten direkt per E-Mail an den Steuerberater oder die Steuerberaterin weiterleitest.
Nicht vergessen: Der Steuerberater oder die Steuerberaterin muss das Passwort ebenfalls kennen.
Mit synaptos kannst Du Deinen Jahresabschluss stressfrei und vollständig für die Steuerberatung vorbereiten. Einfach die Daten und Belege aus dem System exportieren und an Deinen Steuerberater oder Deine Steuerberaterin schicken. Die Experten erledigen dann den Rest für Dich.