Abrechnungssoftware für Therapeuten: Einfache & effiziente Abrechnung mit synaptos

Unsere Abrechnungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen bietet Dir vielseitige Funktionen, damit Du Deine Abrechnung einfach, transparent und effizient durchführen kannst.

Ob die Vorbereitung des Jahresabschlusses per Knopfdruck, die schnelle Honorarnotenerstellung oder die bei synaptos integrierte Registrierkasse für unsere österreichischen Kunden & Kundinnen. Mit der smarten Abrechnungssoftware von synaptos werden Rechnung erstellen & Co. zum Kinderspiel.

Rechnungen schreiben

Ganze Behandlungsserien oder einzelne Behandlungen mit nur einem Klick abrechnen. Die unverrechneten Leistungen werden automatisch vorgeschlagen. Die One-Click Honorarnote ist eines unserer beliebtesten Features der Abrechnungssoftware.

Registrierkasse (AT)​

Für unsere österreichischen Kunden & Kundinnen ist die Implementierung der Registrierkasse ab dem Einsteiger-Paket kostenlos mit dabei. Diese muss nur einmal in den Einstellungen aktiviert werden, wir richten die Registrierkasse dann für die Therapeuten & Therapeutinnen ein.

ELDA

Das Abrechnen für Vertragstherapeuten mit den Krankenkassen mittels ELDA (AT) kann aufwändig sein. Nicht bei synaptos. Die zertifizierte Abrechnungssoftware für Therapeuten unterstützt Dich optimal dabei und vereinfacht diesen administrativen Prozess.

Kostenverwaltung

Schuhkarton war gestern! Verwalte Deine Kosten mit synaptos und unserer Ausgabenerfassungs-App smartScan. Damit hast Du Deine Finanzen immer im Blick und die Vorbereitung des Jahresabschlusses erfolgt mit nur einem Klick.

Mahnung schreiben

Wenn der Patient einmal nicht zahlt oder einfach darauf vergessen hat, kannst Du aus der offenen Rechnung mit einem Klick eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung erstellen und versenden. Insgesamt haben wir in der Abrechnungssoftware für Therapeuten einen vierstufigen Mahnprozess für Dich konzipiert.

Produktverkauf

Du verkaufst zusätzlich Waren, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind? Verwalte Deine Produkte in unterschiedlichen Warengruppen und definiere Favoriten. Das eigene Gewerbe kann ganz simpel mittels Abrechnungskreisen separat von den therapeutischen Behandlungen laufen.

Abrechnungscockpit

In unserem praktischen Abrechnungscockpit findest Du alle noch zu verrechnenden therapeutischen Leistungen übersichtlich pro Patient/Patientin und Behandlungsserie aufgelistet. Mit wenigen Klicks rechnest Du – mit Registrierkasse oder mittels Honorarnote – ab und hast so Deine Abrechnung immer voll im Griff.

Vorauszahlung

Möchten Deine Patientinnen und Patienten gerne mehrere Behandlungstermine bereits im Voraus in bar bezahlen, ist dies in synaptos ebenfalls möglich. Beim nächsten Behandlungstermin mit der vorausgezahlten Leistung erscheint ein Pop-Up und erinnert Dich an die bestehende Vorauszahlung.

Finanzen pro Patient

In der Patientenakte jedes Patienten bzw. jeder Patientin findest Du immer auch eine kompakte Finanzübersicht zur entsprechenden Person. Dazu gehört eine Auflistung aller finanziellen Aspekte wie Gutscheine, Vorauszahlungen und offene Rechnungen gefiltert nach Behandlungsserie.

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Mit der smarten Abrechnungssoftware Zeit & Geld sparen.​

Die Abrechnungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen von synaptos vereint alle Funktionen, die für eine reibungslose Abrechnung von Behandlungen erforderlich sind. Dazu zählen die unkomplizierte Honorarnotenerstellung, die Registrierkasse mit Signatureinheit, die ELDA-Abrechnung mit Krankenkassen für Vertragstherapeuten & Vertragstherapeutinnen, die Gutschein- und Ausgabenverwaltung, das Mahnwesen, das Finanzcockpit, Gutschriften, der Datenexport und vieles mehr.

Honorarnoten für Patienten & Patientinnen werden mit synaptos ganz einfach erstellt. Alle erbrachten und noch nicht verrechneten Leistungen sowie die Adressinformationen werden Dir automatisch aus der Behandlung vorgeschlagen und sind übersichtlich im Abrechnungscockpit gesammelt. Dort rechnest Du mit wenigen Klicks alle noch offenen Leistungen ab.

Mit dem Erstellen des Honorarnotenbeleges erfolgt ebenfalls automatisch der Eintrag in der Buchhaltung. Am Ende des Jahres bereitest Du den Jahresabschluss mit nur einem Klick vor und sendest ihn an Deinen Steuerberater oder Deine Steuerberaterin. Durch diese perfekte Vorbereitung ersparst Du Dir einiges an Kosten bei der Steuerberatung.

Abrechnungskreise

Für die saubere Buchhaltung: Wenn Du zusätzlich Vorträge oder Schulungen anbietest und die Einnahmen und Ausgaben gesondert sammeln musst, kannst Du dies mit den Abrechnungskreisen in der Abrechnungssoftware tun.

Gutscheine verwalten

Behandlungseinheiten bei Dir als Geschenk! Mit synaptos kannst Du die Gutscheine in der Abrechnungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen ideal verwalten und im Zuge der Abrechnung einem Patienten oder einer Patientin zuordnen und einlösen.

Mehrere Praxisstandorte

Du arbeitest an unterschiedlichen Praxisstandorten und benötigst daher unterschiedliche Rechnungsvorlagen je Standort? Mit synaptos kein Problem. Du gestaltest Deine A4 PDF-Vorlagen und lädst sie einfach hoch.

QR-Code für die Überweisung

In der Abrechnungssoftware kannst Du automatisch einen QR-Code auf Deine Rechnungen bzw. Honorarnoten drucken, der Deine Bankdaten und den zu überweisenden Betrag enthält. So erleichterst Du Deinen Patienten & Patientinnen die Bezahlung.

Belegversand per E-Mail

Warum Rechnungen noch ausdrucken? Stimmt der Patient/die Patientin einem Versand der Rechnung per E-Mail zu, so kannst Du dies mit einem Klick direkt aus der Abrechnungssoftware heraus erledigen.

ELDA Honorarnotenmeldung (WAH)

WAH online ermöglicht es österreichischen Wahltherapeuten oder Wahlärzten
die Honorarnote des Patienten direkt an die zuständigen Krankenkassen zu übermitteln. Bei synaptos ist WAH online voll integriert. Nimm Deinen Patienten diese Aufgabe ab – ohne zusätzlichen Aufwand für Dich!

Belege schwärzen

Rechnungen, Belege und Honorarnoten können bei synaptos geschwärzt und somit anonymisiert werden. Dies ist vor allem bei einer Übermittlung an Außenstehende, wie den Steuerberater/die Steuerberaterin, relevant.

Gutschriften

Hast Du aus Versehen einmal zu viel verrechnet, erstellst Du in der Abrechnungssoftware von synaptos einfach eine Gutschrift und die Sache ist erledigt.

Rechnungsvorlage

Auch für Deine Rechnungen, Honorarnoten und Belege gestaltest Du nach Deinen Wünschen, Praxisfarben und mit Deinem Logo eine Vorlage und lädst sie als A4 PDF in synaptos hoch.

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Mehr Informationen

Fragen & Antworten

Um Deine Abrechnung noch übersichtlicher zu machen, kannst Du auch gerne für jeden Standort eine eigene Rechnungs-/Belegvorlage mit der jeweiligen Adresse hinterlegen.

Gehe dafür unter Einstellungen > Abrechnung > Beleggestaltung. Dort kannst Du eine neue Belegvorlage im A4 Format als PDF hochladen und dem jeweiligen Standort zuweisen. Du hast die oberen und unteren 3 cm der Seite zur freien Gestaltung zur Verfügung.

Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du im Hilfecenter unter Beleggestaltung.

In synaptos ist es tatsächlich so, dass mit einer durchgeführten Endverrechnung auch automatisch die dazugehörige Behandlungsserie geschlossen wird (bei der Teilverrechnung ist dies nicht der Fall).

Um also im Nachhinein noch etwas dokumentieren zu können, musst Du die Behandlungsserie wieder öffnen.

Dies funktioniert folgendermaßen: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin rechts auf den Aktionsbutton (…) klicken und „Behandlungsserie fortsetzen“ wählen. Doku nachtragen und über denselben Weg die Serie wieder schließen.

Die Funktion Belege schwärzen ist in den Einstellungen verfügbar und sorgt für absolute Diskretion, sobald Belege nach außen transportiert werden.

Um sie zu benutzen, musst Du sie in den Einstellungen > Abrechnung > Belege und Honorarnoten manuell aktivieren. Wie das funktioniert, siehst Du ausführlich erklärt hier.

Ist sie einmal aktiviert, kannst Du beim Versenden von Belegen und beim Export wählen, ob Du die originalen oder geschwärzten Belege verwenden möchtest.

Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:

  • Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
  • Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
  • Seitenränder: Standardeinstellungen
  • Kopf- / Fußzeile: Ausblenden

Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.

Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.

Patienten und Patientinnen benötigen eine Honorarnote, die sie bei der Krankenkasse zur Rückerstattung einreichen können.

Dafür müssen auf der Rechnung zusätzliche Informationen angegeben werden. Die genauen Anforderungen, welche Daten auf der Honorarnote vorhanden sein müssen, können von Kasse zu Kasse variieren. Mit synaptos kannst Du diese aber entsprechend den Wünschen der Krankenkasse auswählen.

  • UID Nummer der Krankenkasse: Seit kurzer Zeit wird dies von einzelnen Kassen gefordert, daher findest Du diese automatisch auf der Honorarnote angedruckt.
  • Diagnosetext: Du kannst den Diagnosetext mit synaptos optional auf der Honorarnote schwärzen. So schützt du die Daten Deiner Patient:innen, wenn Du die Honorarnote nach außen weitergibst (Krankenkasse, Steuerberater:in).
  • Außerdem benötigen die Krankenkassen eine Zahlungsbestätigung.

Wenn bereits bar bezahlt wurde, steht der Text „Betrag dankend erhalten“ auf der Honorarnote. Dein Patient/deine Patientin muss keine separate Zahlungsbestätigung einreichen.

Grundsätzlich sind eine Rechnung und eine Honorarnote dasselbe. Es gelten dieselben Formvorschriften, jedoch gibt es in Österreich unterschiedliche Bezeichnungen, abhängig von der Berufsgruppe.

BEACHTE: In Deutschland wird der Begriff Rechnung einheitlich genutzt!

Sobald Du Patient:innen behandelst und dafür ein Entgelt erhalten sollst, erstellst Du eine Honorarnote/Rechnung.

Die Honorarnote ist kein Beleg und darf auch nicht verwechselt werden. Wenn ein Patient/eine Patientin bar bezahlt und Du einen Beleg erstellst, dann muss für die Einreichung bei der Krankenkasse in Österreich eine Bar-Honorarnote erstellt werden. Nur diese gilt als gültige Honorarnote/Rechnung.

Ein Beleg, Barbeleg, Kassenbon oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.

Ein Beleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen.

In Deutschland zählt zur Barzahlung nur die tatsächliche Bezahlung mit Bargeld.

Sobald Deine Leistung bar bezahlt wird, musst Du einen Beleg ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte. Diese Zahlungsarten sind registrierkassenpflichtig.

In Deutschland hingegen ist nur die tatsächliche Barzahlung mit Bargeld registrierkassenpflichtig.

Beachte: Du musst auch einen Beleg ausstellen, wenn Du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend:  https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1. Der Unterschied ist hier nur, dass der Beleg keinen QR- Code enthält.

Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt meist erst im Nachhinein.

Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.

Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:

Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt) 

  • Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Arzt/Ärztin etc.)
  • Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
  • Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
  • Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt inkl. Umsatzsteuer
  • Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen noch:

  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
  • Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
  • UID Nummer des/der Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)

Je nachdem, in welcher Reihenfolge Du die Belege erstellt hast, stehen Dir hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.

  1. a) Honorarnote mit Überweisung erstellt, danach Umstellung auf Barzahlung;
  2. b) Honorarnote als bezahlt markieren mit Bezahlart „Bar“;
  3. c) Barbeleg vorab erstellt – Patient:in hat bereits bezahlt.

Alle drei Optionen erklären wir Dir im Detail in unserem Hilfe-Center.

Fragen & Antworten zur Registrierkasse (AT)

Bei synaptos gibt es keinerlei Gebühren im Zusammenhang mit der Registrierkasse. Du musst weder für die Einrichtung noch für den Betrieb der Registrierkasse eine Gebühr bezahlen. Du aktivierst die Registrierkasse einfach in den Einstellungen in synaptos und wir richten die Kasse für Dich ein. Anschließend senden wir Dir noch eine Mail mit allen Informationen, die Du für den Abschluss der Einrichtung in Finanzonline benötigst.

Es ist leider nicht möglich, eine bestehende Registrierkasse in unser System zu integrieren.

Wenn mit unserem System Barbelege über eine Registrierkasse erstellt werden sollen, dann muss die von synaptos zur Verfügung gestellte Registrierkasse aktiviert und genutzt werden.

Diese ist kostenlos und kann jederzeit unter Einstellungen > Registrierkasse aktiviert werden.

Diese Informationen erhältst Du von uns auch per Mail und Du findest sie natürlich auch in unserem Hilfe-Center. Bitte führe die folgenden 2 Schritte aus, um die Registrierkasse gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) in Betrieb zu nehmen:

Dazu starte bitte synaptos wie gewohnt im Web-Browser. Solltest Du bereits angemeldet sein, bitte einmal ab- und dann gleich wieder anmelden.

Registrierkasse fertig einrichten und bei Finanzonline registrieren

  1. Startbeleg erstellen: Wechsle im Hauptmenü in die > Regkasse, um den Startbeleg zu erstellen: Oben rechts zunächst auf „Vorschau“ und dann auf „Erstellen“ klicken. Es ist nicht nötig den Startbeleg sofort auszudrucken. Du kannst den Startbeleg auch später in der Belegübersicht aufrufen, anschauen und ausdrucken.
  2. Kasse beim Finanzamt registrieren: Sobald der Startbeleg erstellt ist, muss die Regkasse innerhalb 1 Woche beim Finanzamt angemeldet werden. Führe bitte sowohl die Registrierung der Signaturerstellungseinheit (SEE) als auch der Regkasse beim Finanzamt mittels FinanzOnline (FON) durch.

Die nötigen Informationen findest Du unter Einstellungen > Registrierkasse > Sicherheitseinrichtung für Regkasse.

Die Anmeldung bzw. die Prüfung des Starbelegs kann auch Dein Steuerberater oder Deine Steuerberaterin vornehmen. Wir können dies leider nicht für Dich erledigen, da wir über keine direkte Anbindung verfügen.

Details zur Anmeldung in Finanzonline findest Du bei der WKO.

  1. Überprüfung der Registrierung
    Nach der Anmeldung führe bitte die Prüfung des Startbelegs durch (später ist nur noch der Jahresbeleg zu prüfen). Für diese Prüfung benötigst du die Belegcheck-App des BMF. Du findest diese App ganz leicht im App-Store Deines Tablets oder Smartphones. 

Beim Erstellen eines Barbeleges mit aktiver Registrierkasse wird ein Teil der Daten des Beleges von einem Technologiepartner signiert. Das Ergebnis wird dann als QR-Code auf dem Beleg angedruckt. Wie bei allen Technologien kann es hier zu kurzzeitigen Ausfällen oder sonstigen Problemen kommen.

Keine Sorge, synaptos ist dafür ausgelegt, diese Probleme ordnungsgemäß zu verarbeiten und zu lösen. Du kannst also einfach weiterarbeiten und eine Bereinigung des Problems findet automatisch statt.

Eine Liste der möglichen Probleme mit der Registrierkasse, wie diese sich äußern und wie sie sich beheben lassen, findest Du im Hilfe-Center.

Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:

  • Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
  • Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
  • Seitenränder: Standardeinstellungen
  • Kopf- / Fußzeile: Ausblenden

Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.

Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.

Unsere Software erstellt den Monatsbeleg und den Jahresbeleg für Dich automatisch mit dem ersten Beleg des Folgemonats bzw. bei der ersten Belegerstellung im neuen Jahr. Du musst Dich also um nichts kümmern.

Wenn Du aber trotzdem einmal einen vorzeitigen Monats- oder Jahresbeleg oder einen Nullbeleg manuell erstellen möchtest, kannst Du dies unter Einstellungen > Registrierkasse > Administrative Belege tun. Alle Infos zu den Belegen, die die Registrierkasse erstellen kann, findest Du hier.

Frau mit grünen Nägeln arbeitet am Laptop, während Physiotherapeutin Patientin behandelt

Deine Termine immer im Überblick.​

Mit dem in synaptos integrierten Kalender hast Du alle Deine Termine immer im Blick und verlierst nie die Übersicht. Unser Kalender in der Therapeuten Software zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Terminverwaltung aus. Um Terminausfälle zu vermeiden, können Patienten & Patientinnen mittels SMS-Terminerinnerung auf bevorstehende Termine aufmerksam gemacht werden. Für abgesagte Termine können Ausfallskosten verrechnet werden.

Zudem gibt es die Möglichkeit, Behandlungstermine online über die Homepage des Therapeuten oder der Therapeutin buchen zu lassen.

Doch unser Praxiskalender bietet noch viel mehr Möglichkeiten.

Übersichtliche und schnelle Dokumentation.

Patienten & Patientinnen können mit der synaptos Therapeuten Software ganz einfach in die Dokumentation miteingebunden werden. Mit Hilfe des integrierten Befundbogens erfolgt eine schnelle Erfassung der Beschwerden, indem mittels Drag & Drop Symbole auf der einzigartigen synaptos Bodychart (Körperkarte) platziert werden.

Für jene Fachbereiche, wo es notwendig und nützlich ist, bieten wir auch die VAS-Schmerzskala an. Mit dieser kann der Patient bzw. die Patientin ganz genau den Grad der Schmerzen angeben und bei konsequenter Dokumentation kann am Ende der Behandlung der Erfolg der Therapie nachvollziehbar dargestellt werden.

Die Patienten & Patientinnen sind Teil des Therapieprozesses, womit auch ihre Zufriedenheit steigt.

Frau mit grünen Nägeln tippt auf Tablet mit Körperkarte von synaptos

Wir sind für Dich da.

Du bist Dir noch unsicher, ob eine digitale Praxissoftware das Richtige für Dich ist?

Mehr als 2.000 zufriedene Kundinnen & Kunden sprechen eine deutliche Sprache. Auch für sie war es ein großer Schritt, doch sie haben es gewagt!

Wir begleiten Dich auf jedem Schritt des Umstiegs von analog auf digital und sind für Dich da, wenn etwas nicht ganz klar sein sollte. Unser Ziel ist es, den Einstieg in synaptos so einfach wie möglich für Dich zu gestalten.

Vertraue auf die Meinung Deiner Kollegen & Kolleginnen​.

Eine Abrechnungssoftware für Therapeuten und Therapeutinnen ist immer nur so gut, so gut diese deren Abläufe unterstützt.
Vertrau der Meinung Deiner Kollegen und Kolleginnen! Sie nutzen synaptos schon seit Jahren!

Starte jetzt mit synaptos in Deinen digitalen Praxisalltag!​

Die Abrechnungssoftware von synaptos unterstützt Dich optimal bei allen administrativen Aufgaben, die die Selbstständigkeit und die Praxisorganisation mit sich bringen.

Damit Du Dich voll und ganz auf die Behandlung Deiner Patienten & Patientinnen konzentrieren kannst und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.

14 Tage Testphase​

14 Tage kostenlos & unverbindlich testen! Du musst keine Zahlungsinformationen hinterlegen!

Keine Abofalle

Sollte synaptos Dich nicht überzeugt haben, läuft die Testphase einfach aus.

Fragen?​

Unser telefonischer Support ist für Dich da:
Mo. – Do. von 08:00-15:00 Uhr
Freitag von 08:00-13:00 Uhr

Oder sende eine Mail an: support@synaptos.at